外贸信函之技巧

外贸信函之技巧

一、版式设计

1、字体大小。一般用12号号，不要过大或过小，不要全部用大写或小写。

2、字体。一般用Arial或Times New Roman,不要用太过花哨的字体。

3、颜色。一般用白底黑字，可以加黑加粗以示突出，不用彩色。

4、强行分行。为体现文章的层次和逻辑，方便读者阅读，可以把文字预先强行分行。

5、段落长短。要注意分段，每段一般只有一个主题，段落不宜过长。

6、保留原件。如果是回复对方的邮件，请务必保留对方原件在你回复邮件的下方，以便于对方查对。

二、标题

设计外贸开发信的标题是不能心存欺骗，但是，如何巧妙吸引客户点开你的邮件，要花费心思，多动脑筋。

（一）标题是你的生命，语不惊人誓不罢休

为了吸引对方来读你的外贸开发信，你的标题要提供给读者所期望的奖励，即告诉他们：通过你的产品或服务，他们可以节省、获得、达到、取得什么东西；他们应如何避免、降低、祛除他们的问题、风险、困难、担心、害怕等。总之，外贸开发信标题的最基本要求是：你要告诉读者他们可能得到的好处和利益。

（二）引起注意、激发兴趣、刺激好奇心

一定要认真研究读者心理，出奇制胜。只要让对方产生好奇，他才有可能点开阅读你辛苦写作的正文。以下介绍数种写作的思考方向，作为你写作标题的参考。

1、做出承诺。如：让我告诉你某某最新技术，可以让你成倍地提高效率。

2、提出问题。如：您想知道如何用一半的价格运送集装箱跨越太平洋吗？

3、引发梦想。如：忘记船期、质量、汇率等问题，无忧无虑地在加勒比海度假吧！

4、口吻亲切。如：距离圣诞节还有36天，你还记得某某吗？

5、用语特别。如最新商业情报，你的同行已经开始使用“现金兔子品质物流体系”了。不要有先入为主的想法，对于不同的标题要在实践中不断检验效果，并做修改提高。

（三）传达明确、简要、完全的信息

外贸开发信标题写作的文字风格要简单、快捷、清楚、易懂。如果使用音节短的词汇，多用最常用的词语，句式不要复杂重叠，要用富有色彩的短语，多用强而有力的积极词句等。

外贸开发信标题还可以从以下几个角度去思考和杜撰：

1、痛苦。强调某个痛苦状态或因素，让对方心生畏惧，从而愿意按照你提供的方案来解决他的痛苦。

2、价值。强调你能够为对方带来的价值，这里最好用具体的事例、数据、场景来强化价值所在，让对方身临其境地感受到价值，给对方一种已经把握在手的占有感。

3、限时。限定时间、空间、数量等因素，让对方有紧迫感，促使对方立即行动。

4、重复。从不同角度来阐述你的卖点或吸引对方之处。

（四）头脑风暴、广开思路

为了写好外贸开发信，你需要集思广益，不断修正。

首先，从各种角度来审视你的企业、产品、服务等各个方面的特点和优势，再比较竞争对手的情况，拟写数种版本的初步推广内容。

其次，换位思考，站在客户立场来考虑：什么样的主题是对方感兴趣的，什么样的标题才能吸引对方的注意，据此拟定你的标题和开发信的主题。

最后，整理修饰通篇的内容、段落、语句、口气、用词等，反复阅读、思考和修改，并且征求前辈专家的意见，然后初步定稿。

作为公司的外贸老总、经理、主管或其他管理人员，你可以首先组织公司外贸部门员工各自分头研究和撰写开发信，不加限制，让大家自由发挥想象力，以充分发挥每个人的智慧和才能；然后，集中大家召开头脑风暴会议，使大家能够发散思维和相互启发，并筛选出数篇不同的外贸开发信；最后进行进一步的修改和完善。

五）不断筛选、不断测试

1、建立外贸开发信资源库。

每周至少撰写一篇新模式的外贸开发信，不断积累你的各种类型的外贸开发信，累积上百封模板，以建成你自己的外贸开发信资源库。有了足够数量不同模板的开发信以后，你可以在各种情况下调用最合适的模板，针对不同的客户对象，不同情形有的放矢地修改和发送最有威力的外贸开发信。

客户通信（或通报，Newsletter）是信息时代最好的开发工具，通过与客户分享商业信息而展示你的专业素养和亲切关怀，而不是为了开发客户而开发客户。请你养成每周撰写和发送客户通信的习惯，这是信息时代成为优秀业务员的必由之路。你可以先从撰写每月的客户通信开始起步，逐步积累经验，最后可发展到每周写一封客户通信。外贸公司的经理或主管可以组织公司人员，每周轮流写作，集体讨论修改，以加强客户联系。客户通信要以信息分享和交流为主，尽量淡化推销意味。所谓上战伐谋，攻心为上。

2、测试回复效果，优胜劣汰。

外贸开发信一定要测试实际效果。最常用的测试方式就是AB对比测试法，即选取外贸开发信的某个要素，将两封不同要素的外贸开发信分别以相同的数量发送给同类的对象，然后对照检查回复效果。如为了测试两种标题的不同回复效果，你可以选取同样正文内容的外贸开发信，撰写A与B两种不同的标题。然后，选取200个发送对象，平均分成两组，其中一组发送A种开发信100封，另一组发送B种开发信100封。最后，再看两者的回复有没有差异。若有差异，选取回复好的标题，淘汰回复差的标题。不断重复上述过程，选取不同的要素（如卖点、图像、用词等）进行测试，这样做会使你的外贸开发信越来越出色。

测试应在同等条件下进行。除选取测试部分外，其他部分的内容和形式都要完全一致，发送对象也要一致，可在一组对象中用“分单”、“复数”的方式将所有信件一分为二。一组给A，一组给B，做到尽可能无差别，发送对象当然越多越好，越多对比效果越真实，因此发送数量不能少于100封。

实践表明，外贸开发信回复效果的最大差别往往在标题上。外贸开发信成功与否，90%以上首先取决于标题的好坏因此，请多测试你的标题。

3、不断测试，完善记录。

你的外贸开发信资源库内的开发信都要有回复效果的记录，并要不断进行测试，优胜劣汰。如果你想有优质的客户，你本身就要有良好的素质。你可以借助行业专家帮助你建立和改进你的外贸开发信资源库。请不要吝啬你的咨询和培训费用，可让企业获得最高回报的投资就是在专家帮助下提高员工实践知识和积累，培训其实战能力。为在商战竞争中领先一步，请你做好企业营销体系的建设，立即建立共享的企业知识库、资源库。

开发信的标题决定了开发信的成败，在信息泛滥的当今时代，一封陌生的外贸开发信被点开的可能性往往低于5%。因此，可以说要成功写作外贸开发信的第一重要因素是标题。相应的，你要把你的绝大部分精力放在研究如何写作标题上来。

三、你的开发信一定要回答好的6个问题

在写作外贸开发信主体部分的时候，请你认真思考并圆满回答以下6个客户所关心的问题，这是保证你的外贸开发信成功的关键点。

（一）你的产品卖给谁

在着笔写作外贸开发信之前，你就要非常明确你的产品所销售的对象是些什么人，而且是越明确、越具体、越细化越好。根据你产品线中不同产品的销售对象、需求焦点等不同的情况，你应该为你的不同产品拟订不同的外贸开发信。

若想要按这样的要求做好，你就有必要花费很多的功夫进行深入的研究，同一封外贸开发信所针对的潜在客户的数量也会大大下降。这样做后，你将不必再漫无目标地天女散花、广种薄收。最为极端细化的情况就是：你特意为某一个潜在客户对象量身定做外贸开发信。这就能确保你的外贸开发信像激光一样精确，像导弹一样精确制导，一举中的。为了提高外贸开发信的成功率，确保竞争优势和利润，避免浪费时间，你必须这样努力去做。

（二）你的产品有何不同

你的产品与竞争对手的有什么不同？你的优势何在？你有没有经过详细研究后的确凿证明？你的客户满意度是否普遍更高？你的产品具有独一无二的功能吗？你应该把你产品的突出优点写到你的外贸开发信里。

如果你能够说明你的产品或者服务具有客户非常需要或喜欢的功能，而你的其他竞争对手却没有，那你就很容易销售成功了。

（三）客户为什么要相信你

各种虚假不实，夸大其词的广告和宣传，早已让一般客户对任何类型的商业开发信疑心重重。因此，你应该让你的客户相信你所说的具有确凿事实依据，而且要在客户还没有开始怀疑你之前，就拿出事实来证明你自己。你言语要有合乎情理的说服力，你的论点要有数据支持，自始自终让客户相信你的外贸开发信的每一句话。写作外贸开发信，一定要避免目前流行的“假、大、空”文风。

（四）你的产品好在哪里

这不仅包括最突出、最明显的优点，也包括那些次要的优点。把你的产品或服务的优势罗列出来，对不同的客户而言，可以提高你投其所好的机会。其中如果有一项引起对方的极大兴趣，那你就有成功的希望了！

（五）你的产品会有什么问题

请从客户角度来阅读你写的外贸开发信，你自己会关注吗？如果你不会回复这样写作风格的外贸开发信，请找出原因。外贸开发信的写作可以自问自答，即从客户立场不断提出反对意见，然后一一回答这些反对意见，从而化解对方的所有可能的抵触情绪。这是个屡试不爽的好方法。

（六）为什么现在就要买你的产品

你最好要认真回答客户的问题是：他们为什么需要立即采取行动？如果没有这项关键内容，对方至多把你的外贸开发信存档，等以后有空的时候再来研究处理。实际情况是，他们事情太多，很少有可能再回过头来看你的外贸开发信。

因此，你一定要有可信的理由让对方立即采取行动。例如，给一个有时间限制的特价、说明产品的有限数量（或不再生产）、未来的特定涨价因素（如汇率、关税、油价、原材料、人工）等。外贸开发是一个持久的过程，让对方见到你的第一封开发信立即下订单也许有难度，但你至少要让对方有兴趣与你接触，允许你不断给他提供有用的商业信息。

四、让你的开发信生效的10个招数

（一）像对朋友一样交流

真实可信是最可贵的。人们一般从自己喜爱的地方或买家那里购买，因此，你的讲述要显得你与他们很熟悉，要使用对话式的、朋友式的笔调和语气。

（二）推出你的最强卖点

俏皮幽默的广告未必能够让对方采取行动。你的外贸开发信需要抛出最大的好处（利益或特点）给你的客户，让你产品的好处一举打动对方。

（三）明确设定本信的目的

你写作开发信的具体目标是什么？你希望他们看完信以后做什么？比如：给你打电话、立即下订单、要求邮寄样品、讨论价格、提供样品……有了具体目标，你的开发信从头到尾就会主题集中、前后连贯和一致。

（四）语句明了，段落简洁

注意每一句话表达一个主题。保持语句简短，让你的外贸开发信便于对方快速、简便的阅读。特别要力戒中式宣传文体那样的空洞套话。

（五）信末使用命令语句

外贸开发信的结尾应该使用命令式的语句，明白无误地告诉你的读者你要他怎么做。如请点开此链接阅读如何订购的详细资讯，请进一步阅读我们网站上的有关内容，时间有限请您立即回复，请你提供联系电话/MSN/电子邮箱等。

（六）使用PS重申利益

对方在快速阅读外贸开发信时，肯定会扫描你的PS部分（又及），因此你要以不同的方式、角度、语言来重新阐述你的推销要点，充分发挥这部分的作用。如果你的标题有足够的吸引力，PS部分可以强化你的效力，让对方细读你的全篇外贸开发信。

（七）讲述你的实际故事

人们喜欢有关产品的故事。介绍产品在实际生活中的优势和用途的真实故事以及客户的证言，这可以大大增强你的可信度，积极积累潜在客户的好感，竭力鼓励开发信读者采取行动。

（八）呼唤对方内在的梦想

对方喜欢你的产品/服务为他们带来什么，你要引导他们想象使用了你的产品/服务之后的效果、结果、成果。你要帮助对方认定：从你这里订购，他们将非常满意。

（九）围绕问题钩住读者

不断提出问题，调动对方的兴趣和激发对方的内心思考。

（十）完全站在客户立场

假定你是客户，你来审视你的开发信、网站、产品目录、订购说明等，是否清晰、明了、有吸引力。

五、每封外贸开发信都必须认真检查的20个关键点

为了避免遗漏和失误，你的每封电子开发邮件写完之后，都必须认真检查以下20个关键点，这是最后一次机会来检查开发信是否写得妥当。

1、你的开发信标题。你是不是运用直接针对客户的语气？你有没有向对方直接给出你的产品好处？这个好处是否强烈和具体？

2、你的产品的好处。你是不是先介绍最为突出的对客户的好处和利益并依次叙述你对潜在客户产生的产品利益？

3、你的竞争力。你有没有解释，与你的竞争对手相比，你的产品或服务有什么优越或独特的地方？

4、你的叙述语气。你是不是直接针对开发信的客户，即直接使用第二人称YOU？

例如，你应该说：“I f y o u l o v e horses ,you’ll love this product.”而不是说：“People that like horses will love this product.”

5、你的立场。你是否使用“YOU”（你，你们）远多于使用“I o r W e”（我，我们）？建议在你的开发信里，前者应该是后者的两倍以上，请仔细清点一下数目。

6、你的文风。你的词语和段落是不是简洁明了、容易阅读？

7、你的用词。你有没有运用主动性、带有强烈感情色彩的词语？是不是始终把吸引客户的兴趣作为你的写作目标？

8、你的“挖坑”技术。你有没有这样做，即先提示客户所面临的问题或麻烦，然后生动描述这些问题或麻烦给客户带来的种种负担和困扰，最后提供你的产品或服务来解决客户的问题或麻烦？

9、你的连贯性。你的外贸开发信是否清晰明了、容易阅读，段与段之间的过渡是否自然、流畅？

10、你的突出字体。你所强调的字眼儿或语句有没有做高光或加粗等字体处理？这样，你才能引起读者的注意，便于让读者抓住重点。

11、你的写作语调。你是不是做到了运用亲善友好、积极主动、平等对话式的语气与读者交流？

12、你的事实数据。你有没有运用确凿的数据和事实来建立你的可信度？

13、你的信用证明。你的外贸开发信中有没有包括建立和证明你说话可信度的材料？例如，为什么你是你所在产品领域的权威或行家，你有没有客户证言，你过去是不是有成功的案例。

14、你的无风险保证。你有没有为对方提供无风险的保障（如“三包”）？如果你有退款/退货保证，那就可以充分证明你对自己产品或服务的信心。

15、你的推销原因。你有没有提供你此信所推销项目的可信原因，你是否给了对方实际的减价好处，让对方能够立即获得利润，以便成为你的新客户，而你给对方特别优惠的价格是否是因为你有过多的库存，需要清仓减少储存费用或空间。

16、你的订购步骤。你的开发信里有无详细说明对方应该如何进行下一步？

例如：Call (or Fax) for a trialorder now.(请立即来电或传真试单。)Or, simply fill out the form below,enclose your check or money orderfor sample charge of $28, and mailto …（或者，简明填写所附表格，加上样

品费28美元的支票或汇票，邮寄到……)

17、你的订购障碍。你有没有尽量减少你的潜在客户的订购障碍？你有没有清楚、直接、简便地让客户容易下订单？

18、你的订购奖励。你有没有提供订购奖励、额外礼品等鼓励措施？或者，你有没有让你的产品和服务在对方心目中有超乎寻常的附加价值？

19、你的订购时限。你有没有在你的开发信里创造一种需要立即订购的气氛？例如降价期限、数量限制等。

20、你的全面回答。你是不是已经圆满回答了客户对于你的产品和服务可能有的所有疑虑、问题、担心？

•  下载文档
•  收藏
•  分享 赏
•  0

推荐访问:外贸信函 信函 外贸 技巧 外贸信函之技巧