秘书基础ppt

　 秘书基础课件

　【篇一：《秘书基础》教案】

　职高文秘班《秘书基础》教案（云桥秋色的日记）

　之 7--1 公文的形成

　教学目标 知识目标：了解公文的特点和功能，掌握公文形成的基本程序及要 求。能力目标：熟练掌握公文的撰拟的基本内容并能运用于实践。

　德育目标：熟悉党和国家的法律法规和方针政策，明确公文制发的 权威性。

　教学重点：如何撰拟公文的文稿。

　教学难点：掌握公文形成的流程。

　教学方法：问题导入法、案例法。

　教具安排：图板或幻灯片。

　课时安排： 2 课时。

　教学过程

　第一课时

　【导入新课】 同学们在前面的几个章节中学习了秘书工作的一些基本理论，如秘 书工作的基本原则、特点和作用等，可是在实际工作中，秘书人员 的一项经常的、大量的基础性工作却是公文处理。这些公文信函， 有的制定或传达方针政策，有的制定或发布规章制度，有的沟通或 加强与外界联系，有的说明办事程序和手续。不管哪一种公文，处 理时都有许多规范化的程序和常规要求，秘书人员必须熟练掌握并 遵循这些程序和要求，才能提高秘书的工作效率。（板书本课标题： 公文处理） 要了解公文处理，首先必须了解什么是公文、公文的特点和公文的 形成过程，下面就学习这方面的内容。（板书：第一节 公文的形成）

　【讲授新课】

　一、公文及其特点

　．公文的含义 公文是文书的一个分类，要弄清公文的含义，首先必须搞清它们之 间的种属关系。文书是各类组织及个人在社会活动中为了凭证和传 递的需要，在一定的介质上记录文字、图象信息而形成和使用的文 字材料的总称。根据处理事务的性质的不同，文书可分为公务文书 和私人文书两大类。私人文书是个人或家庭在自己的活动中为处理 私人事务而形成并使用的文字材料，如 日记、自传、契约、家谱等 公务文书简称公文，公文是国家机关、社会团体、企事业单位和其 他社会组织在公务

　活动中，为行使法定职权所制作的文件。

　公文又有广、狭之分。广义公文包括行政公文、专用公文（如外交 公文、司法公文、经济公文等）和公务常用文；狭义公文仅指行政 公文和专用公文。教材所论述的主要是行政公文。所谓行政公文， 是指行政机关在行政管理过程中形成和使用的具有法定效力和规范 体式的公务文书。

　．公文的特点 由公文定义的内涵，同学们看出公文具有哪些特点呢？ ［明确 ］（ 1）法定性 它的制作者必须是依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务 的国家机构或其他社会组织，而不是任何个人、家庭或宗族。这就 要求实际撰稿人必须忠于法定作者制作公文的意图。它的形成和发 布必须符合法定的职权范围和法定程序，任何组织只能在自己的职 权范围内制作公文。

　（2）公务性

　公文是合法组织公务活动的产物，是为特定组织的公务活动服务的， 其公务性具体表现在功利性和现实效用性两方面。

　（3）规范性

　公文在名称、种类、适用范围、标印格式等方面具有一定的标准和 规范，必须严格执行。公文的具体标准应当由国家权威机关统一制 定，并在全国范围内统一实行。

　二、公文形成的具体过程及要求

　公文的形成又叫公文的制发，属于公文处理中的办文阶段，秘书的 助手作用，很大程度上体现在公文的办理中。教材将公文形成的七 个阶段设计成公文形成过程示意图，非常形象地展示了公文形成的 各个阶段及每个阶段的重点，同学们必须熟练地掌握。公文形成过 程的七个阶段分别是：（展示图板）

　交拟?议拟?撰拟 ?审核?签发?印?用印 下面就这七个阶段分别作解析。

　1 ．交拟

　交拟又叫交办，是公文形成的第一个程序，是机关领导将撰拟的任 务交给有关撰稿人员。机关的发文既有主动制发的，也有为答复来

　文而被动制发的，但对具体承担拟稿任务的秘书人员来讲，都是被

　动的，是奉命而作，是对机关领导人交拟的响应。交拟是领导者的 职责，接受交拟是秘书人员的职责，双方沟通得如何，直接关系到 公文撰写的质量与效

　率。交拟前，领导要周密考虑，然后向秘书人员交任务、交意图、

　交思想、交政策依据、交具体要求，重点在交代写作意图，即行文 目的、对象和指导思想等，而不能只简单地交代任务或时限要求。

　秘书人员在交拟阶段应该做到哪些呢？

　[ 明确

　（1）专心地听或读（读领导的批示），及时明白领导的意图；

　（2）认真地记，努力记下领导所交代的全部内容，以便不折不扣地 掌握领导意图；

　（3）敏捷地想，以便迅速而全面地领会领导意图，及时发现疑点并 加以解决；

　（4）恰当地问，问明不清楚的地方，包括领导放弃或修正原来有误 的意图，以求认识的一致。

　2 ．议拟 这是公文形成的准备阶段。内容简单的，秘书人员可以直接撰写； 内容复杂的，或比较重要的公文，秘书人员必须与领导一起进行公 文写作的酝酿与准备。这个阶段可分为三个步骤：

　（1）认真领会领导意图。这时的领会比交拟阶段更加全面、更加深 刻，要将领导意图同党和国家的方针政策、法律法规，以及本单位 的实际情况结合起来，加以分析、比较，融会贯通，使公文准确地 表达出领导的意图。

　（2）调查研究、收集材料。在接受交拟并真正明确了公文的主旨和 基本内容之后，秘书人员便要根据主旨和内容，去查阅、收集和选 择有关的材料，为拟稿奠定基础。公文撰写所须的材料主要有两类： 一类是经过深入基层调查研究，如开调查会、座谈会等方式收集实 际材料；另一类是有关理论、政策法规及其他参考材料，包括内部 参考材料（如机关在以往工作中形成和积累的有关材料）和外部参 考材料（如报刊资料和公开出版的图书资料）。

　（3）明确构思、拟写提纲。随着收集材料、阅读思考的深入，秘书 人员的撰稿思路逐渐趋于明晰，逐渐进入角色。这时就需要将构思 的结果，如基本观点、主要材料、框架结构等，合理地加以组合， 并用文字记录下来，形成写作提纲。内容单一的普通公文，提纲可 简略点；内容较多、较重要的公文，要有纲有目，显示公文的格式 安排、内容的处理、关键

　词语的使用等。

　．撰拟 撰写公文是一项非常严肃细致的工作，公文的质量关系到党和国家 方针政策的贯彻执行，关系到机关的工作效率。那么，撰写公文有 哪些具体要求呢？

　[ 明确 ]

　（1）符合政策，切实可行。

　文稿提出的观点和措施要符合党和国家的路线、方针、政策和法律 法规。

　（2）材料真实，准确无误。

　真实是信息资料的生命，选用材料必须实事求是，对材料的加工处 理，要去伪存真、去粗取精，人名、地名、数字、时间、引文必须 准确。

　（3）表达明确，力求简练。

　文稿的观点要明确，条理要清楚，避免引起歧义。

　（4）文面符合规范。

　标点符号、数字、缩略语、计量单位的使用，都必须符合国家的有 关规定。

　【案例分析】 小孙从大学中文系毕业应聘到某机关担任秘书，自恃在大学时曾经 在校刊上经常发表一些诗歌和散文，心里想在机关里写这些四平八 稳的公文应该是一点不费力的事。一次，机关领导分配给小孙一项 任务，写一份在某地农村实行退耕还林、发展果林经济的实施意见， 并交代了机关领导对这一问题的指导性意见，还要求小孙到该地进 行实地的调查。小孙接受了任务，花了一天的时间，到该地走马观 花地看了一下，当地的农林负责人也向小孙吹嘘了本地多种经营的 成功经验。回到机关之后，小孙就党和国家的农业政策、国内外的 农林现状进行一番观照，富于激情地描绘了实行退耕还林后的美好 图景，文章写得得心应手。可是，当领导将这篇文章看到一半，就 提出了否定的意见，并要小孙回去后能看一看有关秘书公文写作的 书籍，向有经验的老秘书请教，并作深入的调查，写出一篇有分量、 有实际内容的实施意见来。小孙按领导的要求，认真地学习，虚心 地请教，深入地调查，没过多久，一篇 8000 多字的实施意见获得了 领导的审核通过。

　分析：

　1 ．在这个案例中，小孙的第一稿为什么遭到领导的否定？

　[ 分析 ] 在第一稿中，小孙没有搞清公文写作与文学创作的区别。公文 是一种特殊的文章，写作过程中，除了要遵循文章写作通则以外， 还必须遵循一些特殊要求，如符合客观实际，实事求是，讲求实效； 用语要严谨庄重，平实得体等。

　2 ．领导为什么还要小孙再去作一次调查？

　[ 分析 ] 在第一次调查中，小孙只是走马观花地看了一下，并未了解到 实际情况。这对公文的制作不仅没有好处，反而还有坏处，因为虚 假不实的材料写进公文，会给工作带来误导。领导要求小孙深入调 查，就是要了解实际情况，掌握第一手材料，为拟稿奠定基础。

　第 二课时

　（承接第一课时内容，讲授新课）

　．审核 审核又叫核稿，中办《条例》称校核，是指文稿在送交机关领导人 签发前，对文稿进行的检查、核对和修改。审核工作一般由办公厅 （室）的负责人承担，也可由经指定的有经验、拟稿水平较高的秘 书人员负责办理。

　为什么要审核？

　[ 明确 ]有了审核这一环节，就可确保文稿的质量，杜绝不必要的发文； 可节省领导人在以后的审批工作上所花费的时间和精力；经秘书部 门的审核平衡，可以避免各业务单位起草 的公文出现相互矛盾、重复和脱节的现象。

　公文的审核有哪些方面？

　[ 明确 ] 审核公文主要是六查：

　（1）查有无矛盾抵触。

　文稿的基本精神同党和国家的方针政策、法律法规有无抵触；公文 本身的各章节、段落条款之间有无矛盾；本文稿与平行机关发布的 公文有无矛盾；与本机关以前的发文有无矛盾等。

　（2）查政策界限。

　每件公文中规定要做什么、不要做什么，应当怎样做、不应当怎样 做，界限必须明确。应该查明，有没有该划界限而没有划的情况； 有没有界限规定得过死、过宽、烦琐、笼统等情况；有没有党政不 分、内外不分的情况等。

　（3）查措施落实。

　公文提出的措施的理由是否充足，措施是否符合实际，是否切实可 行，由谁执行、怎样执行，涉及其他部门的措施，是否已经征得有 关部门的同意等。

　（4）查程序和手续。

　审批手续是否符合要求；应当用什么名义发布；是否应交会议讨论 通过；是否需要与有关机关会签或上报主管机关批准等。

　（ 5）查文字表达。

　公文的字词是否规范，语句是否遵守语法、合乎逻辑；是否简明扼 要、通俗易懂；是否正确使用了标点符号等。

　（ 6）查公文体式。

　是否准确地体现了发文机关与受文机关的关系，如文种、语气选择 是否恰当；行文形式是否正确；标题、发文字号、主送、抄送机关、 密级、时限等是否准确；是否便于受文机关办理等。

　审核的方法主要有以下三种：

　（1）审阅修改法。边审阅边在有问题处作下标记，审阅结束后再 逐一修改存在的问题。

　（2）讨论修改法。组织有关人员对文稿作深入细致的研讨，集思广 益，形成修改意见。

　（3）特邀修改法。邀请熟悉政策的领导和有关专家对文稿中的政策 性问题、专业性强的问题进行把关，提出修改意见。

　．签发

　公文的签发包括会签、签发、复核和注发。

　（1）会签 秘书人员在将文稿送领导签发之前，要会同有关方面进行讨论，征 求对文稿的意见。这是公文会签的准备阶段，也叫会稿。经过征求 意见而修改的文稿，各有关方面必须签上同意印发的意见，这是会 签的主要环节。联合发文或内容涉及其他部门的公文，应该实行会 签。联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签。

　一般不使用复印件会签。行政机关联合行文时，主办机关的排列在 前。行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合 行文，按照党、政、军、群的顺序排列。

　（2）签发

　签发是机关领导人核准文稿并在文稿上签署发印，这是制发公文的 最关键性环节。文件一经签发，即成定稿并生效。签发公文不能超 越权限，必须遵循以下基本原则：凡以组织名义发出的、内容重要 的或涉及面广的公文，要经机关领导集体研究决定，或由有关领导 依次审阅后，由组织的正职领导人签发；业务性公文，由分管领导 签发；在会议上讨论、修改、通过的公文，由会议主席或其他被授 权人签发。签发公文，签发人应当明确签署意见，并签署姓名和审 批时间。其他审批人圈阅，则视为同意。公文签发人代表组织机关 行使法定职权，应对签发的公文负责。

　（3）复核

　国务院《办法》规定：公文正式印刷前，文秘部门应当进行复核， 重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否 统一、规范等。中办《条例》规定：已经领导人审批过的文稿，在 印发之前应再作校核。校核的内容是人名、地名、时间、数字、引 文和文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确、恰当，汉 字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种的使用、公文格式是 否符合本条例的规定。同时又规定：经校核如须作涉及内容的实质 性修改，须报原审批领导人复审。复核是公文制发的重要一环，它 审核、签发的基础上，为文稿再次把关，可促使审核人、签发人更 加重视自己的责任，确保公文的质量。

　（4）注发

　注发是公文发文前的一个办文环节。经过复核的文稿，在送印前， 秘书部门为公文编定发文字号，确定发送范围、印制份数、标注主 题词及附注，并提出具体意见，加以实施。行政机关之间联合行文， 标注主办机关的发文字号；与其他机关联合行文原则上应使 用排列在前机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机 关的发文字号。标注公文的主题词是为了适应办公现代化的要求， 便于计算机检索和公文管理，因此，主题词的选用必须准确、规范， 可参见《国务院公文主题词表》。

　．印刷

　印刷与校对是交互进行的。

　（1）印刷

　【篇二：中职秘书基础教案】

　谈谈如何做一名幸福教师

　2015-12-24

　所谓“幸福教师”就是当你走在大街上碰见你的某位学生，他很热情 的和你打招呼我觉得很幸福 ; 当你上课时，学生专注地听讲，和学生 一起分享快乐、述说烦恼时我很幸福 追求幸福是人类永恒的目标。幸福是一种态度，幸福感不是来自生 活经历本身，而是来自我们面对生活的态度。

　教师要给学生以幸福，自己首先应成为一个幸福的人，一个懂得如 何创造幸福生活的人。

　“老师好”，只是一句平凡而普通的学生祝语， 但能够每天平静、自然地接受孩子们的纯真祝福，是件多么美好的 事情呀！ 心疼自己的学生，做学生心中的一缕阳光；善待学生，做火把，用 智慧和关爱融化冰霜，让他们感受温暖和光明，这就是意义和价值。

　“教师，谆谆善诱，守望的是讲台，放飞的是希望，播种的是知识， 收获的是未来。

　”教师的人生，应该是书香人生，一个善于读书、热 爱读书的老师，必将影响他的学生也读书、爱书。幸福就是一种感 受，敞开心灵去感受，幸福无处不在。他特别指出 “拥有健康人格的 人，不必浪费时间去处理内心的挣扎；拥有乐观的心态的人，不会 将精力浪费在对付情绪的起伏上；拥有健康的自我形象的人，不会 浪费心力去在乎别人的评头品足；拥有进取的人生态度的人，不必 浪费心力去担心未来风雨；拥有稳定的精神情绪的人，不会生活在 自怨自艾之中；拥有积极的自我肯定的人，不必浪费精力去寻找外 在的肯定”。

　例如，家校沟通中，涉及学生、学校、家庭之间的诸多问题都非常 复杂，需要教师具备一定的智慧才能解决，而不是简单的一番热血 加一片诚心就能达到预期的效果。审时度势、把握时机、理性分析 是家校沟通的基本前提，沟通的智慧体现在教师的言谈举止之间， 体现在教师处理家校间问题的机智上，体现在保护学生、自己和家 长三者的身心上。

　总之，带着幸福感做教师，正如揣着理想上路，不仅在做的过程中 使幸福变成目的，而且必然会带来一个副产品，使教育教学变得精 彩。先哲孔子说“知之者不如好之者，好之者不如乐之者 ”，当一个 人“知”教育、 “好”教育，当然不会厌烦、不会疲倦，不仅效率高、 效果好，而且心情愉悦！ 做幸福的教师，幸福的做教师，做教师的幸福，做一名阳光、幸福 的教师。这是我的追求。

　【篇三：秘书与实务 ppt 内容】

　第一章第二节秘书的定位

　一、秘书的职业定位 秘书界定：职务名称，处于枢纽地位，主要以办文、办会、办事来 辅助决策并服务领导的人员，是领导的参谋助手。

　秘书的职业角色： （1）秘书是为领导服务的人员： 从职责上看秘书活动具有被动性、从职能上看秘书活动具有从属性 p7

　案例： 按照总经理的授意，某公司秘书起草了一份公司发展战略报告，印 刷和发表时，应该如何署名？

　2 ）秘书是管理班子中不可缺少的重要组成部分： 秘书处于枢纽地位，承上启下、沟通左右、联系内外，承担计划、 组织、协调等部分领导工作，是领导的 “身边人 ”

　利：在领导身边服务，位置显、机会多，有利于秘书人员的成长， 能够开拓视野、经受历练、提高素质能力

　弊：担子重，要求高；如果缺乏自律和监督机制，酿成 “保护伞 ”效 应，滋生和助长不良风气

　上下级、辅佐

　同志、诤友

　小结：如何理解参谋助手的作用？处理好主次关系

　摆正位置，发挥辅助性决策，不能越殂代疱

　发挥能动作用，当好 “管家 ”，主动为首长和领导分忧，出谋划策， 不能事事依赖

　三、秘书的作用

　协调与枢纽作用

　参谋辅助作用： 领导的参谋助手，既是秘书的基本职责，秘书和秘书工作所起的主 要作用，即

　窗口与形象作用

　办事与管理的作用

　四、秘书工作的原则

　例 1 ：公司秘书在整理经理办公会的内容纪要，因输入法等原因， 将“张长兴 ”写为“张长新

　例 2 ：公司秘书在整理一份年终总结时，对销售报表的一个数字表 示疑问，但时间紧迫，未加核实地采用。

　例 3 ：公司秘书小吴上班不久，电脑被一位熟悉的同事存储文件而 感染病毒，导致系统重装和部分文件丢失。

　准确迅速求实创新

　五、秘书工作性质

　辅助性、从属性： 这是秘书工作的根本特性。领导的授意和指令，是秘书工作的主线 与核心，秘书部门是领导的 “左右手 ”

　机要性、政治性： 阶级性（党性强，政治素质过硬）、政策性（要有强烈的政策观念、 较高的政策水平），保守机密

　4. 综合性

　专业性

　程序性

　六、秘书工作的任务 总体来讲，包括掌管文书、辅助决策、综合服务。

　第一章第三节秘书人员分类

　1. 人员分类： 工作性质：公务秘书、私人秘书 工作职责：机要秘书、行政秘书、文字秘书、 职务层次：秘书长、办公厅（室）主任、秘书（科）处长、科员； 高级、中级、初级；一秘、二秘

　2. 秘书机构分类 广义的秘书机构：承担办文办事、信息调研、综合协调、督促检查 与事务管理等全部秘书工作的部门，如省委办公厅、市委办公室、 市府办公室。

　狭义的秘书机构：承担以办文办会为主的秘书业务工作部门，一般 冠以 “秘书 ”字样，如秘书处、秘书科、秘书股等。

　第二章秘书的职业素养 知识素养、能力素养、德行素养 1.知识结构： “杂家 ” 基础知识、专业知识、相关知识。三角从上到下 p27

　2. 能力结构：

　表达能力、观察与调研能力、处理人际关系能力、办事能力、操作 能力、创新能力

　1. 德性修养

　政治修养、道德修养、心理修养

　（1）政治：思想端正、责任心强、觉悟高、忠于职守、廉洁奉公、 服从安排、严守机密

　（2）道德：忠心可靠、甘居幕后、服从领导、待人以诚、团结合作

　（3）心理素质：保持心理平衡，积极快乐、自信沉稳、坚忍豁达、 自我调节、心胸开阔

　第三章办公室事务管理 1 接待工作

　一、接待类型、规格

　（一）类型 一般性接待、个别性接待、团体接待 有约接待、无约接待

　（二）接待规格 高规格接待 对等规格接待 低规格接待

　（三）接待准备内容

　1. 环境准备 场地、气氛（标语、花束、花草）等

　2. 物质准备： 洽谈、签约材料和办公用具 住宿、餐饮、交通条件 来客的参观考察、拜访

　心理准备

　二、接待程序

　1. 有约接待迎候引导告退

　2. 无约接待了解身份来意分流婉拒来宾礼貌相送

　三、接待团体来访

　（一）接待准备

　1. 了解客人情况（职务、人数、来访时间和意图、性别等）

　2. 拟定接待计划：确定接待规格、时间表、流程等

　☆接待计划包含内容具体时间钟点、地点、来访内容、主要负责人、 参加人

　注意事项： （1）接待时间较长、内容较多，要把时间等逐项列出 （2）接待时间较短、内容简单，时间不必作为一栏详细列出

　（二）接待实施

　迎接：接机、接站等 ★会见、会谈接待：座次、记录、合影等

　★宴请

　★参观、对口交流、实地走访等

　报道

　送客

　ps

　（三）接待工作总结 整理记录、宣传和报道，内容包括：

　1. 时间、地点、人物

　2. 交流内容、成果（达成意向、签订合同）

　其他情况：来访公司简介

　（ 四）、组团外出考察（与上相反）

　（一）联系： 告知本团的人数、职务、性别、考察内容、时间等信息

　（二）作考察交流准备

　材料、礼品、人员、内容等

　第三章办公室事务管理 2 日程安排和电话管理 日程安排

　（一）分类：

　1. 周期：年计划表、季度计划、月计划、周计划等，一般在起始日 制定

　2.活动类型：日常工作日程、会议或大型活动日程

　样式：文字式、表格式 年、季度、月计划表（周期较长）：又称为 “***年* 工作要点 ” 周计划表（周期较短）： *** 日程

　（二）编制步骤：

　第一步☆根据需求确定日程表的周期；

　☆收集该阶段主要工作、活动或任务； ☆对问题矛盾进行协商、调整 第二步制定计划、绘制表格 第三步，经上司审核后修改、定稿、印发

　（三）编制内容（组织和领导的主要活动） 各种接待、约会（约见、会见活动的区别） 商务旅行活动：出访、参观考察、调研 参加各类会议 基层调研、指导 重大活动安排

　（四）、编制方法 （1）简易日程表的编排 编排内容：时间（日期、钟点）、地点、重要事务规范全称、责任 人等

　编排方式：（ 1）横列为时间、竖列为事项；（ 2）竖列为时间、横 列为事项

　（2）复杂日程表的编排 如周期长、地点多的日程表，如月日程表、重大活动日程表，无法 用单张表格排列，需要用套表、分表、手册等 电话管理

　一、接打电话 （一）拨打电话 1. 流程 自我准备：心理 /内容 /正确号码、拨打对象 时机：避开节假日、休息时间、时差 中国北京是中午 12 点 ,日本是东京几点 东京时间比北京时间快两小时，首尔比北京快一小时，悉尼比北京 快三小时 北京下午 16 点，英国是几点 北京比伦敦早 8 小时

　自我介绍 陈述清楚

　2. 特殊情况的电话拨打 替领导拨叫电话： （本地、外地呼叫 ） （二）接听电话

　姿势：

　接听时间

　自我介绍

　确定对方身份、来电目的、记录准备 复诵来电内容、认真听记 挂机和道谢

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