采购与付款操作流程
作者：jnscsh 时间：2020-10-25 01:29:35 浏览次数：次
1、收货：
要求供应商提供一式二联送货单，并把货物与送货单都送到仓库，统一由仓管员验收货物，仓管员负责验收货物实物、规格型号、数量、重量是否与采购订单相符。
2、品质检验：
公司指定品质检验员负责对物料质量进行严格把关，对质量不符的拒绝签字，并进行退货、换补货。 核对货单是否相符 ;
3、签章：仓管员在一式三联的送货单上签名，一份送给采购员、一份整理归类存放好，待月底对账 ;
4.1 物实不符、数量、重量有误的由库管员处理，方式有：退货、换货、补货。对于总部发来的货物要及时做信息反馈 。
4.2 如有需要供应商协助处理的需通知采购与财务暂停付款，待处理完后才安排付款。
4.3 信息回馈周期原则上不超过三天，真正做到物品能够及时准确入账 。
5、采购对账：
(1)采购员应根据仓管员签收的送货单认真核对每月供应商的对账单，发现数量或单价，特别是单价不符或者是已退货供应商未及时更新的，应及时通知供应商更改对账单。 (2)库管员与总部及德惠公司对账应做到当月清算，对不相符的物品应尽快查明原因并依据相应原因出具相关解决办法 ;
6、通知开票：
采购部对账完毕后应及时根据核定后的对账单与供应商沟通，并通知供应商开票。
7、发票收集：
采购部门人员应及时收缴发票并于每月 23 日之前将相关发票后附上对应金额的送货单、采购订单、对账单，移交库管员进行发票验证并标记货物编号及附带采购单，对于逾期发票库管员本月不作处理，财务不予挂账 ;
8、付款核定：
财务部依据采购部上报的付款计划及供应商挂账情况对采购部提交的汇款申请单进行审批 9、出纳汇款：
每月 15-20 日为给月结供应商付款的日期，除特殊情况外，统一由出纳在这段时间汇款，付款时限为自见到汇款单之日起三日内付款周末顺延 ;
10、已付款反馈：出纳汇完款后及时将汇款单复印一份交给采购部，并及时登记已付款信息相符或不符;
公司预付货款采购付款流程：
1、申请预付货款：
采购部填写汇款申请单并注明付款方式，加附采购合同、用料申请人物料采购申请表、供应商资料。强调增值税专用发票要与货物同时送达
2、流程审批：
对预付货款申请表进行审批，并授权进行网上汇款。
3、出纳网上汇款：
根据批准后汇款申请单付款，并在汇完款后将网上汇款单发送给采购员。
4、发票移交：
采购员在仓管员办理入仓手续后将发票及相关附件传递给财务进行账务处理。汇完款后超过十天还没有收到发票，或者送货后还没有提供发票的，财务部应及时进行跟踪，并将信息反馈给采购部，要求采购部向供应商催办
5、货物及发票送达：
库管员验收货物入库，并在送货单上签名，采购员收集采购发票并经库管员验证核实后上报财务核算并待公司领导签字后转交财务进行挂账处理
6、财务登记：
财务部应每月制作一份预付货款收发票进度跟踪表，对付款后的到货及发票到达时间进行跟踪
公司零散供应商采购付款流程：
1、购买物料：
对所需购买物料量少、规格型号杂可先由采购员到外面采购，但尽量要求提供专用发票。如果不能立刻开的，也采用零存整取的方法，达到一定采购额后要开发票,付款时尽可能的走银行汇款
2、办理入库：
由库管员验收入库
3、货款结算：
(1)走报销流程填制汇款申请单
(2)出纳员见到汇款申请单后于当日付款并确保三日内达款
4、零存整取发票开具跟踪：
采购员应对有购买协定的供应商的采购情况进行采购跟踪，如约定买满1 万元的货款可以开票，那么当买满约定金额后应按约定要求供应商及时开票
5、发票移交：
收到发票应及时进行移交，避免发票丢失、过期，财务部应对收到的发票及时进行认证并抵扣。
采购与付款循环的主要业务流程1.请购商品(劳务)环节的控制活动
(1)仓库填写请购单，通常经仓库经理签字审批。
(2)生产部门填写请购单，通常经生产经理签字审批。
(3)对于日常采购的请购，应当根据请购单进行一般授权审批，每张请购单必须经过对这类支出预算负责的主管人员签字批准。
(4)对于资本支出和租赁的请购，应当指定人员请购，需要进行特别授权审批。
2.编制订购单环节的控制活动
(1)采购部门负责编制订购单和发出订购单。
(2)采购部门只对经过批准的请购单编制订购单。
(3)采购部门对经过批准的请购单发出订购单，询价后确定最佳供应商，但询价与确定供应商的职责应当分离;对于大额、重要的采购项目，应采取竞价方式来确定供应商。
(4)采购部门收到请购单后，对金额在人民币元以下的请购单由采购经理负责审批;金额在人民币元至人民币元的请购单由总经理负责审批;金额超过人民币元的请购单需经董事会审批。
(5)采购信息管理员根据经恰当审批的请购单编制连续编号采购订单。
在采用自动化信息系统的被审计单位，通过将请购单信息输入系统，系统将自动生成采购订单(此时系统显示为待处理状态)。每周，采购信息管理员核对本周内生成的采购订单，将请购单和采购订单存档管理，对任何不连续编号的情况进行检查。
3.验收商品环节的控制活动
(1)验收管理员需要比较所收商品与订购单上的要求是否相符、盘点商品并检查商品有无损坏。
(2)验收管理员对已收货的每张订购单编制一式多联、预先按顺序编号的验收单。
(3)验收管理员将商品送交仓库或其他请购部门时，应取得经过签字的收据，或要求其在验收单的副联上签收。
(4)验收管理员将验收单其中的一联送交应付凭单部门。
4.储存商品环节的控制活动
(1)储存岗位与验收岗位应当职责分离。
(2)限制无关人员接近储存的商品存货。
5.编制付款凭单环节的控制活动
(1)确定供应商发票的内容与相关的验收单、订购单的一致性。
(2)确定供应商发票计算的正确性。
(3)编制有预先顺序编号的付款凭单，并附上支持性凭证(如订购单、验收单和供应商发票等)。
(4)独立检查付款凭单计算的正确性。
(5)在付款凭单上填入应借记的资产或费用账户名称。
(6)由被授权人员在凭单上签字，以示批准照此凭单要求付款。
6.确认与记录负债环节的控制活动
(1)应付账款确认与记录相关部门一般有责任核查购置的财产，并在应付凭单登记簿或应付账款明细账中加以记录;在收到供应商发票时，应付账款部门应将发票上所记载的品名、规格、价格、数量、条件及运费与订货单上的有关资料核对，如有可能，还应与验收单上的资料进行比较。
(2)记录现金支出的人员不得经手现金、有价证券和其他资产。
(3)在手工系统下，应将已批准的未付款凭单送达会计部门，据以编制有关记账凭证和登记有关账簿。会计主管应监督为采购交易而编制的记账凭证中账户分类的适当性;通过定期核对编制记账凭证的日期与凭单副联的日期，监督入账的及时性。独立检查会计人员应核对所记录的凭单总数与应付凭单部门送来的每日凭单汇总表是否一致，并定期独立检查应付账款总账余额与应付凭单部门未付款凭单档案中的总金额是否一致。
7.付款环节的控制活动
(1)独立检查已签发支票的总额与所处理的付款凭单的总额的一致性。
(2)应由被授权的财务部门的人员负责签署支票。
(3)被授权签署支票的人员应确定每张支票都附有一张已经适当批准的未付款凭单，并确定支票收款人姓名和金额与凭单内容的一致。
(4)支票一经签署就应在其凭单和支持性凭证上用加盖印戳或打洞等方式将其注销，以免重复付款。
(5)支票签署人不应签发无记名甚至空白的支票。
(6)支票应预先顺序编号，以保证支出支票存根的完整性和作废支票处理的恰当性。
(7)应确保只有被授权的人员才能接近未经使用的空白支票。
8.记录现金、银行存款支出环节的控制活动
(1)会计主管应独立检查记入银行存款日记账和应付账款明细账的金额的一致性，以及与支票汇总记录的一致性。
(2)通过定期比较银行存款日记账记录的日期与支票副本的日期，独立检查入账的及时性。
(3)独立编制银行存款余额调节表(不能由出纳员编制该表，否则属于内部控制设计缺陷)。