行政公文基本知识

行政公文基础

公文的定义:

1、定义:公文,是公务文书的简称,是国家机关及其它社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用的与规范格式的文件材料。

2、行政公文：最早，行政公文是国家行政机关在公务活动中形成和使用的管理行政事务的工具,是具有法定或特定效力和规范体式的公务文书。现在，由于市场经济的繁荣,很多企业和社会团体也都普遍使用行政公文,这里的行政公文是指社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料。

3、公文属于应用文,具有极强的规范性，要求符合一定的体式和程序。公文的体式是指:公文的文体、结构要素及在格式上的安排。

二、排版及装订的基本要求

１．公文用纸的尺寸和规格：政府公文一般用1６开型:长260mｍ、宽１８4mm;企业及社会团体一般与国际惯例相同用Ａ4:长2９7mm、宽2１0mm。

２．公文的书写形式

公文中的文字符号一律采用从上至下、自左向右横写横排(少数民族文字除外），正文文字的每行长度与图文区宽度相等。

3.字体字号的选用。一般按发文机关名称、大标题、小标题、标识字符、正文作注释说明等顺序依次从大到小地选用。

发文机关标识：推荐使用 高X宽 22ｍmX15mm 黑变体字或初号宋体字。联合行文推荐使用小初号体字。

公文大标题:推荐使用二号宋体字。

小标题 :推荐使用三号宋体字。

秘密等级、缓急时限和各标记字符或其它重点句推荐使用三号黑体字;主题词：推荐使用三号宋体字。

公文的正文、主送机关、抄送机关、无正文说明、附件说明、发文机关、发文字号、成文日期、印发说明、注释或特殊要求说明等，采用三号或四号仿宋体字。

公文的标点符号:符合1９9０年３月修订发布的《标点符号用法》规定。

4.多层次结构的标识方法：

第一级用：一、二、三……

第二级用：(一)、(二)、（三)……

第三级用：1 、 2、３、……

第四级用:(1）、(2）、(３）……

2）.公文的装订要求

公文一律左侧装订。采用线装、钉装或胶粘等的办法。

三、我公司目前普遍用到的基本公文

１、通知：

通知,是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件,让对象知道或执行的公文。主要目的是把需要传达和告知的事项让有关单位和人员知道，并遵守和执行。

通知的用途是所有公文中应用最广泛的,发文对象也多，国家机关、社会团体、企事业单位都可以制发通知，几乎不受级别的限制。

通知的格式一般包括标题、正文、结束语和落款。

1）标题：

a、制发机关＋事由＋文种,如“唐山今实达关于春节放假的通知”

b、事由+文种,如“关于春节放假的通知”

c、文种,即只写“通知”二字，其余省略，一般用于单位内部或比较简单不作为正式文件的时候。如遇到特别紧急的情况,也可写“紧急通知”四字。

2)正文:一般包括开头和主体。

开头,写明制发通知的原因、依据、理由、目的等，即“为什么”。

主体,写通知的事项,如相关政策、规定,需要周知、办理、执行的事项等。内容简单的一两句话就可以,复杂的可以分条款逐一列出。

3)结束语:一般以“特此通知”结束全文。

４）落款包括制发单位和日期，在正文右下角写明制发单位的名称，如标题中已经写明,也可省略。制发单位下方写制发此通知的日期。

2、公告、通告

公告和通告都比通知要严肃、正式。

公告：是机关、团体向公众宣布重要事项的通知性文件。

通告：是机关、团体在一定范围内公布事项的告知性文件。

二者的共同点:1.发布的公开性；2.事项的重要性；3.操作的严肃性。?二者的不同点:1．相对而言，公告涉及的范围广,通告涉及范围小。

公告、通告格式一般也包括标题、正文、结束语和落款。

1)标题:

ａ、制发机关+事由＋文种,如“唐山今实达关于某工程事故责任人的处罚通告”

ｂ、事由+文种,如“关于某工程事故责任人的处罚通告”

ｃ、文种,即只写“通告”二字,其余省略,但一定要在落款处写明制发单位的名称。如遇到特别紧急的情况,也可写“紧急通告”四字。

２）正文：一般包括缘由和事项。

缘由,通常概括的写明制发通告的原因、依据、目的等，即“为什么”。

主体，公司通告一般为事项性的通告，写明相关的事项即可;分段与否，视具体内容而定。

3)结束语:一般以“特此通告”或“此告”结束全文。

4）落款包括制发单位和日期,在正文右下角写明制发单位的名称,如标题中已经写明，也可省略。制发单位下方写制发此通知的日期。

3、通报：是在一定范围内表彰先进、批评错误、传达事项的告知性文。一般用于表扬先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况等．

表彰先进型：用于表彰个体或集体的先进人物，公布他们的事迹，宣布给他们的奖励，分析他们的先进思想,指出应该向他们学习什么。

批评错误型:用于批评犯错误的个人或群体，公布他们的错误事实,宣布给他们什么处分,分析错误的性质,指明应该吸取的教训。?传达事项型：用于将领导掌握的精神或情况传达给下属,以便在开展工作、处理问题时能做到心中有数。

一般包括标题、正文、落款。

标题同上。

正文包括开头、主体和结尾。

开头,写通报的缘由，即“为什么”;

主体,写相关事项,即介绍要表彰或批评的具体事实、人物，并进行分析、得出结论,通常会分段，逐渐深入。

结尾，写明有关的态度和决定,比如给被表彰者的称号、奖励,被批评者应吸取的教训，提出希望要求等。

落款包括制发单位和日期,在正文右下角写明制发单位的名称,如标题中已经写明，也可省略。制发单位下方写制发此通知的日期。

４、报告：是下级向上级汇报工作情况、反应情况、提出建议、答复上级询问的陈述性公文。

一般包括标题、正文、结束语、落款。

标题同上。

正文包括开头和主体：

开头，写明报告的原因、缘由，如形势发展的要求、工作的需要、上级的指定等。

主体，写明报告的具体内容，一般是情况、成绩、做法和经验、教训、问题，今后措施、意见、建议等;虽然是向上级反映情况为主,但也应有概括说明、具体事例及深入分析,以供上级参考决策。

结束语：一般为“特此报告”、“妥否，请指正”、“以上意见如无不妥，请批转有关部门(单位）执行”之类的文字。

落款：制发单位和日期，有时日期也可写于标题下方。

5、函：不相隶属的部门之间商洽工作、询问和答复问题等用的交往性公文。函比较正式，不可轻率发出;函具有单一性和实用性事项内容必须单一，一函一事,直陈其事，不需要在原则、意义之类上多做阐述。由于函的收发文双方互不隶属,所以具有平等性和沟通性,措辞语气需要注意用语平和礼貌,避免阿谀奉承。

一般包括标题、主送单位、正文、结束语、落款。

标题同上。

主送单位:顶格写收文单位的全称或规范化简称。

正文分为开头、主体、结尾：

开头,写明发函缘由，然后套用如“现将有关情况说明如下”“现就有关问题复函如下”等语句转入主体

主体，说明致函事项，为函的主要内容。如内容较多，可分条列明。

结尾,一般用礼貌性的语言向对方提出希望或请求,如请对方支持和配合、请对方提供情况等。

结束语:通常另起一行，以“特此函商”“特此函询”“请即函复”“特此函复”“致以敬礼”等结束。

落款:包括署名和发文时间,并一定要加盖公章。

６、会议纪要:是记载会议情况和精神用以公布或传达的纪实性文件。具有纪实性、概括性、指导性的特点。

一般由标题、成文日期、正文、落款等组成。

标题：

制发单位＋会议名称＋文种,如《唐山今实达某工程项目启动会议纪要》

会议名称+文种，如《某工程项目启动会议纪要》

主副标题,如《打好第一仗——某工程项目启动会议纪要》

成文日期：一般加括号写于标题下方正中位置,一会议通过日期或领导签字日期为准。也可以放在正文之后。

正文包括前言、主体、结尾:

前言，主要记述会议的基本情况,如时间、地点、会议名称、主持人、主要出席人、主要议程、讨论的主要问题等。

主体，包括会议的主要精神、议定的事项、达成的共识、对与会单位布置的工作和提出的要求、各种主要观点及讨论情况等，由于内容较复杂，多数情况下会分条分项撰写,不分条也多用“会议认为”“会议提出”“会议指出”等来分层次阐述。

结尾，比较简短，通常用来强调意义、提出希望和号召等。如不影响全文结构的完整,也可以不专门写结尾部分。

落款:有的不署名，有的在标题或标题下方注明制发单位和日期，也有的在正文后签署。

7、证明信：是党政机关、社会团体、企事业单位证明某人或某事的真实情况时所使用的一种专用书信,对所证明的人和事负有一定的法律和政治责任,不得作伪证。个人出具的证明材料如未经单位、组织确认其效力并加盖公章,一般不具有证明信的作用,职能作为参考。

证明信是收文单位办理有关事务的依据,一般需要归档备查。

证明信用于证明某人身份、经历或事情的真相,开具人须有一定的资格，如公民的户籍、户口，须由当地负责户籍登记管理的公安机关证明;商业经营的合法性,须由工商行政管理部门证明；学历须由证书颁发单位证明等，其余单位证明无效。

证明信需注意：内容要真实可靠、语句准确、简明扼要、不得涂改、不得用铅笔、红笔等书写,一般需要在结尾处注明有效时间。以个人名义出具的证明信，要写明证明人的相关情况。

证明信一般有标题、称谓、正文、结束语、落款等构成。

标题：一般即为“证明信”或“证明”，在第一行正中,字与字之间留有一定间隔。也可以写成事由＋文种格式,如“关于某同志某情况的证明”，也位于第一行正中。

称谓:第二行顶格写收文单位名称或收文个人的称呼,后加冒号。

正文：下移一行空两格书写,一般把需证明的事项写清楚即可。

结束语:另起一行顶格写“特此证明”四字,不加标点；也可直接在正文结尾处写,加句号。

落款：即署名和成文日期。在正文右下方署名，署名正下方注明日期。有需要的话要注明有效期。

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