档案保管期限表的编制

档案保管期限表,就是用表册形式列举档案的来源、内容和形式,并指明其保管期限的一种依据性文件。它是鉴定档案保存价值和确定档案保管期限的依据和标准。

一、档案保管期限表的结构

档案保管期限表,通常由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的“说明”等部分组成,其中条款和保管期限是最基本的项目。

1.顺序号,是档案保管期限表的各条款分类系统排列后编定的流水号。它可以固定条款在保管期限表中的位置,也可作为使用档案保管期限表时引用条款的代号。

2.条款,是一组类型相同的文件的名称或标题。一般要求条款能反映出一组文件的来源、内容和形式,文字要简明确切、合乎语法逻辑。在列举一组文件的来源、内容和形式时,可以指出具体的作者、问题和种类,也可以概况地指出其类型。来源、内容和形式三者,并不绝对要求一应俱全,应视档案保管期限表的适用范围、各种文件的特点及其价值而定。必要时,在条款中还应指明文件的用途,如“执行”、“备案”、“参考”等。

3.保管期限,就是在每一条款之后,根据鉴定档案价值的原则,指出该组文件应保存的年限。机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种,定期一般又分为30年、10年。

其中,永久保管的文书档案主要包括:①本机关制定的法规政策性文件材料;②本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;③本机关职能活动中形成的重要业务文件材料;④本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;⑤本机关机构演变、人事任免等文件材料;⑥本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;⑦上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料;⑧同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

定期保管的文书档案主要包括:①本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;②本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;③本机关人事管理工作形成的一般性文件材料;④本机关一般性事务管理文件材料;⑤本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;⑥上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料;⑦上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料;⑧同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料;⑨下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

定期保存的时间计算方法,一般是从文件产生后的第二年计算,有些特殊文件和专门文件可以从其失效、结案后算起。所有确定为定期保存的档案,到保管期满后还须复查,如发现有继续需要保存的,仍应保存下去,有的延长保管期限,有的转为永久保存。

4.附注,是在条款之下对条款及其保管期限所做的必要的注解和说明。例如一些合同、协议书、借据的保管期限往往需要从有效期满后算起,就可在保管期限后面注明“失效后”字样。

5.说明,一般应指出保管期限表的适用范围,制定保管期限表的根据,保管期限表的结构,保管期限的计算方法,以及其他有关事项。

二、编制档案保管期限表的方法步骤

编制档案保管期限表的方法步骤如下:

第一,做好调查研究与准备工作。编制前,应认真调查和研究机关工作的职权范围、任务、组织机构、业务分工及文件的数量、类型等情况。这些情况,可以通过了解反映机关活动的文件和有关资料以及开座谈会、立卷归档等方法获得。

第二,草拟条款和保管期限。在调查研究机关工作情况和以往档案情况的基础上,设计档案保管期限表的结构体系和格式,然后具体拟定内容。起草工作也可以通过卡片来进行,首先把条款和保管期限拟写成条目,再将条目系统排列和编号,最后构成档案保管期限表的草案。

第三,征求意见和修正草案。档案保管期限表的草案编程后,应分送各有关单位和部门征求意见,经修正的草案,须送领导审查批准。

第四,形成文件与审核执行。各机关应将经过修订和本单位领导审核通过的档案保管期限表打印成正式文件,经同级档案行政管理部门审查同意后执行。

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