欧地营销部岗位指导书

　 绪论

　随着不同操作系统的更新、升级、加入，为支持部门业务更好发展，便于各岗位间相互更好了解熟悉，同时也为新人提供系统的业务熟悉资料，欧地营销部各岗位人分别就各自的工作内容编辑成文，汇集成为岗位指导书。

　 第一篇

　货代操作

　第一章

　货代与直客操作

　第一节

　接单和审单

　接受二级货代以及直接客户的委托单，审核其内容、运费等各项条款后接受订舱。

　评审的主要事项和要求如下：

　一、

　托单内容完整性：特别注意目的港、中转港、品名、毛重、箱型以及其他特殊要求等。注意是否危险品和禁运物品等。书面委托书必须盖有委托方的订舱章。

　查看该客户是否有协议。

　货代定舱：基本自拉自报。

　直接客户：基本代拉代报，向客户报价（拖箱/进舱费用，报关等费用）

　二、

　特种箱货物：必须得到中集的舱位确认和运价确认方能接载。超尺寸的特种箱要求客户提供准确的货物尺码、重量。

　注意：必须收到中集确认后方可放设备交接单。

　三、

　冷藏箱货物：托运单上必须注明温度、风门和验箱时间。注意提醒客户验箱前一天须到箱管处登记。

　四、

　蜡烛箱货物：托单上必须注明装载要求， 如：“远离热源、机舱，装载在水线以下”。截关当天提供蜡烛箱清单。

　五、危险品货物：托运单必须注明危险品等级()，联合国编号( )，国际危规页码( )， 应急联系人、联系电话，并附有“危险品说明书”，“包装危险货物安全适运申报单”， “集装箱装运危险货物装箱证明书”。危险品货物的舱位与运价必须得到中集的确认后 方可开具设备交接单。

　注意：必须在规定的时间内（一般截关前一天）提供危险品清单/危险品装箱证明书/ 危险品申报单 。

　六、

　港口：有同名港口的托运单必须在地名后面注明国名或州名。注意：不清楚的港口请跟客户确认。

　查询 2- 2 是否有路径，无路径不能接载。有确认后接载！

　路径里有多个中转港时要跟航线确认那里中转。

　七、

　载货重量：集装箱的载货重量不得超出目的港／中转港／船方的要求。例如普通箱箱体限重: 2120 ，2640；超过限重的小箱注意开超重箱。

　八、

　特殊条款：托运人是否在托单上加列特殊条款，如有应审核其是否符合船公司规定，必要时应向船公司书面确认。

　九、运输条款：

　西北欧基本港

　RIJEKA

　ALEXANDRIA

　PIRAEUS

　THESSALONIKI

　ISTANBUL

　IZMIR

　MERSIN

　NOVOROSSIYSK

　ODESSA

　十、 运费确认：运费预付的要写明确运价; 货代：运费预付写明价格，特殊价格写明确认人。审核价格是否过低。到付的要求提供。地中海货到付定舱时必须提供。

　直接客户：必须先确认包干费等再接受订舱。

　第二节

　单证录入

　一、录入泛华货代系统

　 泛华系统输出三联单（报关用）和装箱单。

　1．船期表里创建新的船名航次（挂靠码头必须选择正确，错误将导致电子装箱单发送错误）

　2．将托单内容准确录入泛华货代系统，中转港按要求录入五字代码。中转港代码必须正确，错误将导致改港而产生高额费用。

　直接客户：代拉代报要勾选，备注栏写明代报客户联系人电话、进仓写明进舱编号、买单等情况。进仓的发进仓通知给客户。

　货代：有能力发送订舱的，导入泛华货代系统，与货代提供的托单进行校对并完善相关内容。如遇客户委托变动要及时更新并通知相关人员。

　3．客户如有要求发送电子装箱单，在泛华系统单证-委托单 5 里发送。（按箱子发送）

　二、录入

　2

　系统（）

　2 系统箱管输出设备交接单。

　1.在 2 中 。

　2.泛华生成定舱报文，放入中集电子定舱平台后导入 2，做。

　3.货代提供定舱报文，放入中集电子定舱平台后导入 2，做。

　当 或 中出现新客户，需先创建，须客户提供详细的公司名称/地址/电话/传真， 必须查清楚无重复后创建！再 。

　D．2 录入注意冷箱和危险品信息完整。

　三、

　申请

　截关前两天提供托单（托单上写明运价）给人员申请运价。

　有 的也要在托单上显示给人员审核。

　第三节

　安排货物拉箱报关

　一、货代自行安排拉箱报关事宜

　由货代自行去拿我司提供的开帐通知单到箱管处开具设备交接单，并将打印、盖章后的三联单/装箱单交一起交货代，必须检查打印的单据是否正确，重点检查中转港代码和品名（是否危险品），并协助客户于箱管科开具设备交接单。报关三联单上必须有港口费用结算章和签单章，否则无法报关放行。

　注意提醒客户不要过早提箱，否则产生滞箱费。滞箱费费率如下：

　 1. 出口指自货主提空箱当日起至开船当日计算的滞期费。

　二、直接客户的货物通知操作部安排拉箱报关等事宜

　催齐客户报关资料交操作部，按客户要求以托单形式提早通知操作部安排货物拉箱或进仓，依照客户要求通知操作部代办商检换证、动植检、冷箱或食品箱验箱、熏蒸等业务。注意：提供书面托单后须电话沟通，以免遗漏。

　第四节

　制作递交海关仓单

　一、预配舱单的发送

　报关前向海关发送预配舱单，尽量避免重复发送！

　三联单/预配清单/装载舱单要一致，预配舱单和装载舱单品名不一致将被布控。

　二

　、舱单数据

　报关后，向客户收集准确报关数据(品名/件数/毛重)在泛华货代系统中做相应更正， 箱号要录入正确。

　截关当天泛华货代系统生成舱单报文和出口装船清单发送船代。箱号必须和报关一致！

　船代制作的 放到网上要及时核对。

　货代：有网上核对帐号的通知客户仔细核对。

　直接客户：根据客户提供的舱单网上自行核对。

　务必仔细！

　第五节

　制作递交随船资料等

　IB & OB D&D(demurrage+detention) remarks type day charge 20’/40’(per day)

　 GP 1-7 free calendar day 8-15 RMB50/RMB100 cover first day 16-30 RMB100/RMB200

　31- RMB150/RMB300

　40HQ 1-7 free

　 8-15 RMB120

　 16-30 RMB240

　 31- RMB360

　 45HQ 1-7 free

　 8-15 RMB150

　 16-30 RMB300

　 31- RMB450

　一、

　提供提单件

　根据报关资料、订舱客户更改单、提单副本或箱号清单制作形式提单（收发货人资料提供完整），注明订舱客户传真号码及时交船代。*我司报关客户要在泛华货代系统中打印提单空白格式文本先期同他们确认好；订舱客户为货代的，要求他们提供提单件及更改单。

　二、 截关当天催促客户提供并复核蜡烛箱清单/ / 冷箱清单/ / 加载清单/ / 危险品清单

　蜡烛箱清单应审核提单号、箱号、中转港；冷藏箱清单应审核提单号、箱号、中转港、货名、温度、风门等；加载清单应审核提单号、箱号、中转港、毛重等；危险品清单应审核提单号、箱号、中转港、性能、国际危规、联合国编号、危险品等级、应急电话。客户有特殊积载要求的也要及时通知船代。

　三、船开后，泛华系统修改与实装一致提供预配清单给操作部做整船卫检，预配清单

　写上中文船名，中文货名。

　四、船开后，根据实际开船时间更改泛华货代系统内的开航时间。

　第六节

　制作运费

　一、直接客户：根据客户协议约价或订舱时确认的价格制作运费，我司代拉代报关等的与操作部核对人民币费用后再制作运费交商务部开发票。

　二、协议客户：结算人员提供的运费对帐清单交商务部开发票。

　三、 中货系统：直接跟中集结算海运费（），打印中货系统开帐清单交商务部开发票。并提供以邮件形式提供本部结算人员/商务部外地中货定舱清单。无美金运费发票。包干费（）须开发票给中货定舱公司。

　四、买单客户可以提前开发票，款到帐后放提单并通知操作部寄送核销单。五 、 、及时收取滞箱费/堆存费/插电费/加载费等相关费用。

　第七节

　客户维护

　维护航线上现有客户，同曾经合作的有潜力的客户保持联系，宣传公司航线优势， 跟踪其出货动态，预测下航次箱量；对于集中出运的大票货要及时同航线负责人沟通。

　第八节

　催收运费

　及时寄送发票，每月 10 左右提供航线协议客户对帐清单， 与客户确认无误后在协议规定的期限向客户催收运费并将支票、水单等交至财务部销账。

　第九节

　档案整理

　及时将整船资料（托运单、提单确认件、报关资料等）装订归档。建议：一月一清。

　第二章

　操作细则

　第一节

　概念

　( )是指卖方必须在合同规定的装运期限内在指定装运港将货物交至买方指定的船上，并负担货物越过船舷为止的一切费用和货物灭失或损坏的风险。

　职责：订舱操作负责出口货物的联系、订舱、费收工作 第二节

　工作程序

　 一、接收目的港代理

　 代理应提供：起运港、目的地、箱型、箱量、运费协议号、发货人名称/电话/联系人等必要信息。如有疑义需同代理确认 二、根据目的港代理

　联系发货人。

　核实 3.1 项内容。无误后，确定货好日期，反馈目的港代理，等候发货人托运单。注意不得泄露运费协议价格给收发货人任何一方。

　接到发货人托运单后，再次核实 3.1 项内容。特别注意收货人或通知人同所对应的运费协议客户是否相符，目的港是否一致，箱型是否一致。

　三、预订舱确认

　如果客户托书内容与代理给的没有出入，则按照出口单证流程，特别 注明运费协议号，开始订舱，反馈目的港代理船名航次，提单号等信息。

　另外特别注意核对运费协议的有效期，以便联系代理及时续约。如不一致， 应该同发货人进一步确认。经确认后仍不一致的，暂缓安排订舱。请发货 人联系收货人的同时我们要反馈信息给目的港代理，一致后方可安排出运。

　 订舱操作在订舱过程中随时与代理及发货人保持联系，重要事项变

　更要随时进行沟通。代理安排了二程中转船的情况下不得任意转换头程船；

　 要求直运的不得安排中转船。不得更改运费协议中界定好的收货人、通知人或者发货人。运费协议号变更后及时通知相应船代人员。

　第三节

　接单注意事项

　一、

　订舱

　订舱操作在接到客户托单时需告知船期并传协议书给客户。

　自拉自报，告知取箱单地点；代拉代报，告知拖卡费用；进仓报关，告知进仓号。

　代拉代报和进仓报关均需在系统予以备注说明。提前和客户确认好拖卡时间，并将信息反馈给操作部，由操作部安排拖柜及报关，如拖卡时间变更需提前通知，若遇小箱拼柜的，要确认是否会有额外费用产生。订舱时还需同客户确认报关的票数，否则直接影响进港提单号码的准确性。报关资料最晚必须在截关前一天递交操作部,一整套报关资料（包括核销单、代理报关委托书、报关单、装箱单、发票、合同、申报要素），周末截关的船周五需问客户手机号，以防万一有急事便于联系。如遇需商检的品名， 必须提前催促客户提供换单资料。代拉代报和进仓单子输入无误后，需检查 2 状态是否正常，方便操作部去箱管开箱单。

　二、输单

　根据客户托单，检查无误后，输入泛华系统。特别注意箱型

　三、放箱

　一般截关前 5 天开始放箱。平时一直在走的客户可以直接报他们提单号， 买单客户凭自拉自报协议书开箱单，不得晚于截关的前一天。

　四、

　录入

　待订舱到一定时候，打印托单给船代，排序好后需检查目的港、中转港、箱型、箱量是否正确。客户开箱单时注意下中转港代码是否正确，也需检查泛华系统和 2 系统的一致性。如遇客户临时更改箱型，要及时在系统更新。

　五、拉取三联单发送预配

　自拉自报客户提供报关数据后,系统更新并及时发送预配，不能影响客户第二天的报关，注意拉三联单时检查下品名，是不是普货，遇到不认识的品名或有疑问的品名需同相关同事确认方可。疑似危险品的让客户提供上海化工研究院出具的鉴定书。

　六、舱单制作

　截关当天需要提供所有订舱客户的舱单数据，舱单数据包括品名应和预配保持一致，如查验箱更改封号需在泛华及时更改。确保提供提单格式件正确性。舱单全部做齐后需检查箱量预配是否一致方可整船发送清洁舱单于船代。

　七、提单格式件准备

　舱单提供完后准备提单格式件于单证，确认收发人与订舱一致。

　八、开发票

　船开后和客户确认好发票抬头，注意发票抬头的正确性。有协议客户按协议价，买单客户除特殊申请一律按买单价格来。

　九、签发提单

　待客户提单确认完毕后签发提单，注意提单是正本还是还是电放。经常走的客户也要帮他们把把关。直客要帮他们留意下查验过的封号我们系统是

　 否更改正确了。

　十、运费回收，提单/ / 核销单寄送

　及时将发票寄送给客户，买单的一般我们见水单就能寄提单，但也不妨那些假水单，人民币假水单的可能性较小。及时回收运费。

　第三章

　2 订舱

　第一节

　审单

　*** 重点*** 货物是否是危险品、毛重是否超重、港口是否可以接载，特种箱的特殊注意事项等。

　一

　、品名审核

　是否为危险品/军用敏感品？这是我们一直强调的问题，需要慎之又慎：

　对于托单上的英文品名，必需明确其含义，对于笼统的/有歧义的品名描述，要求提供详细的品名。该出保函的出保函；该向海事处查询的查询；该拒绝订舱的拒绝订舱。

　• 一些常见的但容易忽略的危险品比如：

　• 电池：（有溶液的蓄电池）

　• 香水/空气清新剂等：：

　• 乒乓球：

　• 棉花：

　• 灭火器：

　• 涂改液/文具：

　• 油漆：

　• 打火机/点火枪：

　• 军用敏感品比如（可结合收发货人）：

　• 战术训练棒 • 防弹背心

　• 防弹头盔

　• 挡风片 • 钢盔/装甲车 • 军用防水上衣

　• G.I.

　军用品缩写（ ）

　• 手枪

　 • 国防部

　• 步枪

　二、毛重审核

　 毛重：是否超重

　2021 404026 超重箱的接载：我司有一批 2000 年后制造的新箱(只限 20),最大限重为 28。跟目的港确认卸载能力后可以接载。但必须注意目的地，一般内陆点不接，如匈牙利内陆点只接 21。

　接单时，提醒客户在开设备交接单时务必说明提取超重箱，以免出现箱体无法承重的情况。

　三、特种箱审核

　特种箱的特殊确认

　必须明确一点，特种箱的接载必须有中集相关贸易区调度或者是船长的确认（冷箱和挂衣箱除外），特种箱跟普通箱相比，有很多特殊的条款需要主要。常见特种箱举例如下：

　A、冷藏集装箱托运单上要求确认温度/风门和验箱时间；以色列相关部门要求冷箱必须有全程制冷数据,因此开设备交接单的时候要特别注明以便箱管安排提满足要求的箱子。

　B、危险品托单上要求提供国际危险品等级（），联合国危规号（

　），包装类型，紧急联系电话，联系人等； C、超限箱必须明确超宽、超高的尺寸，装载的特殊要求等（车船衔接/分体作业）。

　四、收发货人审核

　由于 2 的应用，需要在系统中创建收货人/发货人/通知人的详细档案，否则后续的运费提单将无法进行，在创时要注意：先在系统里查找有没有抬头，地址，电话传真，如果有一项一样的话要和客户去确认一下是否正确。如果创了一个新电话一样就马上被代理拒绝掉，就导致通报。所以创一定要仔细再仔细。特别是抬头有一个字母顺序倒了或者是不一样都要反反复复的查找。

　预付情况下，发货人的信息必须是准确的；到付情况下，收货人资料需详细准确。如前所说，判断是否军用敏感品，收发货人的信息也是重要的参考因素。

　五、目的港审核

　 2 2 系统的 2

　路径是审核目的港(包括多个码头情况)是否接运的重要标准，以及判断中转港的依据。

　目前欧洲地中海线共有 8 条线，到非直航点/内陆点的路径时有调整。所以在接单时必须确定系统中是否有标准路径，如果没有需要先向总部申请后再接单录入。

　六、第三地付费

　定义：顾名思义，通俗理解就是客户既不在装港付费，也不在目的港付费。在 2 系统

　定义中，对第三地付款还有更加详尽的定义，如果 所属的 既不是的 所属的 ，也不是的 所属的 ，则 2 系统默认为第三地付费 。（常见的第三地付款有，，，等）如果订舱时遇到第三地付费的保函给唐亚亚。

　七、常见概念

　（一) 箱单

　人们口头经常在说的箱单有两种：一是装箱单。二是我们的设备交接单。

　装箱单是货代出具由船代在接受订舱后确认的，是客户装货的清单和进入码头指定堆场的凭证。上面列明：船名，航次，提单号，箱型，目的港，中转港，品名，件数， 毛重，体积，装箱地址等信息。

　设备交接单是由船代箱管出具的，是客户在船公司指定堆场提取集装箱和进入码头指定堆场的凭证。上面列明船名，航次，提单号，箱型，提箱堆场，进箱码头等信息。因此在手工编辑 2 路径时注意不要选错进箱码头以免产生不必要的费用。

　（二）截单

　由于习惯的问题，我们日常所说的截单有两种意义。

　1.订舱截止。出于舱位或者操作时间点控制等的考虑，我们在某一时间之后就不再接受客户订舱。这是相对我们船公司来说的。

　2.放行截止。由于港区配载和船期等的要求，港区单证中心和船东协商定的一个时间， 这个时间之后（一般在截关日 1800 或 2000），即使有箱子海关报关完毕，也不允许放行了，除非得到船东的特殊许可。

　以上两个截单目的不同，执行的主体也不一样。在日常操作中如果遇到，处理的方式也大不一样。

　第二节

　托单录入

　一、接收订舱

　首先把客户发的电子订舱导入\\03\中集电子订舱。在打开 在 ：

　一栏输入 10 位数的提单号码之后点开开始生成 。

　 二、生成

　首先把红色部分按照托单提供的内容输。再对一下船名航次/目的港/箱型，因为有时候一代发过来的报文是错的，目的港/船名/箱型都会不一致，如果发现不一致， 需用第一时间和客户核对以哪个为准！。

　看一下条款，一代订过来的托单 条款都是。因此我们要自己改成目的港所对应的条款。

　在下面有一个 是查找路径的一个介面。

　如果客户订舱时订的目的港在我们系统里没有标准路径我们必须要向总部申请相应的

　标注路径申请表格.

　路径。

　xls

　三、

　特殊箱型

　（一）挂衣箱

　 在箱型这栏必须输入正常的箱型，挂衣箱有 3 种。小箱挂衣箱，平箱挂衣箱，高箱挂衣箱。（分为单层，双层，三层。等等）接到箱之衣必须要向箱管申请，如果没有箱子及时通知客户。

　 （二）箱

　必须在箱型这栏输入正确的箱型。接到箱首先先要让航线负责人申请。如果超限的话在 这一栏输入。在打开 输入下划线的必填项。

　品名，占了多少 ，长，宽，高等。

　 （三）危险品箱

　必须在 这栏选 在打开 填入 危险品下划线的必输项。危规号，等级，紧急联系人，电话，毛重，净重，以及闪点。

　如果是客户的箱，必须在对应地方打钩否则箱单无法开。另外邮件告知箱管维护箱号， 否则后续箱号无法跟进， 人员也不能输单。

　如果箱型是 箱，需要在界面上录入对应箱型，一般情况下箱都是箱。

　 （四）冷冻箱

　在如下的界面 一栏填入 我们现在冷冻箱只有两种：一种是冷冻小箱，一种是冷冻高箱分别是：20 40 打开 输入 的必填项。温度，风门开关等。图如下所示：

　 第四章

　提单制作

　第一节

　提单审核

　审单是做前一步，我们需要在船开前对这些收集起来的提单资料即件上的内容进 行审查，根据客户提供资料判断其货物的性质，是否可以按普通货出运。如有可疑， 可要求客户提供更详细的资料以便我们及时反应或提出解决方案；需要审核收发货人 信息是否正常，是否可能属于政府机构，军队，以避免出运军品的可能。另外收货人通知人一般情况下都不可以为银行。（如果是特殊情况，需要特殊申请是否可以显示）；

　在审核毛重是否超出限重，需要客户进一下步提供资料来确认。审核品名需要注意如下要点：

　（一）、任何化学品均需客户提供序列号（美国化学文摘登记序列号）和(产品安全技术说明书)或中远集运认可的 3 家机构的鉴定证明或非危保函(非危保函不能作为确定货物性质的依据)。

　（二）、对疑似危险品，必须要求客户提供预录单或中远集运认可的 3 家机构出具的鉴定报告，具体是这三家：

　（1）国家安全生产监督管理总局化学品登记中心，地址：青岛市延安三路218号，电话：532-83786581； （2）上海化工研究院检测中心，地址：上海市云岭东路345号化学工程楼6楼，电话：

　021-52802587； （3）交通部危险货物运输咨询中心（大连危险货物运输研究中心），地址：大连市中山区长江路25号，电话：0411-82629070。

　（三）、对陌生的品名一定要弄清楚是什么东西，核查中英文品名是否一致，特别是货 名为其它文字（法文，意大利文，或西班牙文等），有别于正常的英文单词的货品。

　（四）、对于有些可能产生歧义的品名，如电池/胶水/空气清新剂等，根据货物性质有些是危险品，有些不是危险品，所以也需要提供预录单及非危证明或鉴定报告来进一步确认。

　（五）、非化工品货物中也可能有危险货物，如乒乓球、塑料珠子、荧光棒、修正液等， 对此类货物有疑似的，也需提供相关证明，预录单或鉴定报告。

　（六）、涉及笼统品名的，也有可能包括疑似危险品,所以需要其列明详细的小品名。例如：

　:空气气囊（ ）,蓄电池 需要进一步确认。

　照相器材：有可能包含显影液，属于八类的危险品 （摩托车备件），有可能包含蓄电池，此为 8 类危险品。

　等都是笼统品名，都要求提供笼统品名保函（列出详细的品名，或者提供预录入单）

　第二节

　上载提单

　必须是在船开之前把所有的提单都制作完成，以确保下一道环节的顺利进行。首先是把客户发过来的或者件上载到，然后由同步到 2。操作流程：

　：出口业务——编辑出口海关舱单——输入船名航次，装港（）——上载交通部舱单报文（即客户发过来的）——查询——选择所要上载的提单号——上载，这样上载到的数据就会同步到 2 进行制作提单。

　第三节

　2

　系统录入

　2：

　———— —— （输入提单号码）根据同步过来的数据开始制作提单。

　制作提单的注意事项：要看仔细这票提单是不是做 ，在这一列中要仔细审查左右两边的一致性，（做的内容与客户提供的，， 是否一致），以及目的港的准确性，特别是要注意到预付的问题，还有箱封号一定要以客户提供的资料为准，最后就是要准确的录入客户的传真或者邮箱地址，让客户可以即时收到我们制作的提单，然后进行修改或者签单。

　做完客户提供的所有单子后还要进行整船整理，以确保整条船提单的全部完成， 以免遗漏。操作流程：

　2：

　—— ， ——（输入船名航次）—— （）—— （ ）————（ ）——。

　这一列全部为 状态下的就可以了。

　第五章

　提单确认及

　申报

　第一节

　创建

　创建（

　外挂网址）

　创建目的：保证客户档案信息的完整准确，保障客户服务的有效性。

　一、录入前的准备工作

　在创建每个前，必须用这个关键字、电话传真、地址在外挂系统中进行搜索，只有在确认没有存在时方可创建。（必要时可与审核人员沟通确认）

　判断是否存在的标准（即判断是否重复的标准）：在同一个，一个客户只允许存在一个，否则就视为重复。

　1、如果同一个，客户和拼写完全相同，大小写相同，空格使用相同，则视此客户已经存在。

　2、如果同一个，客户和/或的内容相同，但大小写、空格等书写规则不一样，则视此客户已经存在，无须重新创建，只需对已经存在的进行大小写、空格的修改，使其符合每个单词首字母大写、其他字母小写、每两个单词之间空一格的规则。

　3、如果同一个，客户内容相同、书写规则相同，但内容不同，无需新建，只需找到已存在的作为添加。（或确认下有可能是迁址）

　查询一般可以用 6 位数字的号码+国家; 除去抬头中的城市名后的第一个单词+国家或主体城市; 关键地址+号码+国家的组合方式进行查找。还有一些特殊国家的，如的资料必须输入（税务登记号），所以我们可以按快速查询这个是否已存在。（一般相同都属于同一个）

　二、录入规则

　1、 录入时必须遵守每个单词的首字母大写、其余字母小写的规则。

　2、 每个单词之间必须有、并且只有一个空格。

　3、录入时不允许使用任何缩写。如：不能缩写成.; 不能所写成’不能缩写成.; 不能缩写成.等。

　4、如果公司名称中有，不能输入，只能用&表示。

　5、录入时，必须遵循以下要求：中录入大厦名称、楼层、房间；中录入街道信息； 中录入邮箱号码。

　6、不允许创建以 或 开头 的；不允许创建以 开头的。

　7、 中信息是在提单、舱单、发票等单证上显示的信息，必须与客户的实际要求一致；在完成 后，录入人员必须检查 是否符合每行最多 30 个字符，不多于 5 行的原则。

　8、在录入电话/传真号码时，国家号和地区号之前不允许有 0；各数字之间不允许有其它符号。

　9、加入别名（）时，国内的请严格审核所提供的资料，比如可以直接打电话过去确认。国外的请尽量联系代理后确认后再增加。（以避免产生相同地址电话传真对应多个不同的公司名称的情况 第二节

　提单确认

　提单修改也算是审单的更进一步体现，按照公司相关规定及政策要求，最大限度的更正提单内容。认真仔细的审核每一票单证，保证单证数据准确无误。

　主要是细节方面需要多加注意：

　一、提单默认都（正本）状态，客户会要求做 提单。因为在提单标示不太明显， 如果是第一次走的客户最好告诉其需要注意这个地方。（在 处下拉菜单中选取）

　（重点：收货人是 即指示提单时，不可以做 ，）

　二、我们必须核对 与 两边内容是否相符（是否属于同一个）。

　三、 界面，需要注意目的港（.）的显示方式，例如客户需要显示 （01）,我们就需要查询路径是否到达老港（01）；还有必须显示完整的路径，比如到 ，，我们不能只显示为，必须显示完整的港口名称 ，。因为的另一个码头 我们船并没有到这个码头。还需要注意各个港口的运输条款（可参考第一章第一节）， 这里注一下二个比较容易搞混的 /

　，选择了特殊的运输条款后，必须相应地去掉条款，还有如果发现客户要求更改条款，要予以确认。

　四、 界面，我们必须谨慎对待客户在提单修改时要求更改品名，件毛体的要求。首先我们必须提醒客户更改的件毛体品名必须与舱单一致，其次必须再次确认这些内容符合安全规则。

　1. 是包装单位，现在只有到这个国家,确认不接受这个单位。其它的没有特殊规定。

　2.需要注意一定要编辑中的“”，如下：

　以保证品名中的主要信息录入在“”中。由于国外海关系统有可能从“”抽取货物信息，而提单中以及下载的货物信息取自“ ”，如果两者不同有可能遭海关处罚，所以需保持这两者信息的一致； 由于“”受系统字数限制，只能输入 60 个字符，因此需特别注意，对于品名上的主要信息必须最在限度的录入在“”中。

　3. 强调提单更改分箱数据时注意是否运费已经点击,特别是 20 箱子需要注意更改毛重后是否改变了超重费的计算。如果有更改需要通知运费结算人员更改相应的运费, 以免产生运费错误。

　4. 新增 处必须根据客户要求填入品名相关的 ，以满足 24 的需求。

　5. 处需注意 2 系统无法识别全角字符，如果客户需要显示特殊字符，可以见意其贴唛， 处要填写 。

　6. 处，需要检查是否已经按照相关港口规定制做了提单，例如去的港口，提单上是否已经显示了 ，，的，品名是否显示了 ，条款是否是； 其它港口相关要求如下：

　( ) M . Abidjan ( )

　北非港口（，，）需要显示当地滞箱费条款等要求。这些要求将会来源于平常邮件中，所以需要时常关注最新邮件信息。

　客户可能会要求显示一些信用证条款或其它说明内容，我们需要核实和严格按照 公司规定审核其内容是否可以显示，以避免可能存在的风险。例如冷柜，客户要求显 示温度和风门要求，我们必须查询要显示内容是否与一致，以避免产生不必要的麻烦。另外，对于货物的货值一般不给与显示以免产生纠纷。

　7. 内需要检查箱号及封号是否已经填写。其中要注意提单分票时有可能引起主票的页与页的数据不符，需要及时刷新主票数据信息。

　8. 界面，这里需要正确选择提单到预付选项，以便做运费的同事及时更新运费。涉及整箱的分票，需要在 项正确选择相对应箱号。

　9. 新增 ,这里不需要手动输入内容，只需要保证所有需要申报的提单 和 项都是状态。

　 后的提单修改必须保证这页中已经存在号码，才可以更改。

　 第三节

　欧盟

　24 小时申报流程 ()

　船到港前 24 小时 先判断其是属于 （远程海运）还是 （短途海运）情况下，按规定时间进行申报。一般我们都属于 ，就是必须在货物装船前 24 小时进行申报（发送）

　申报装港为普通的 装港，应该在订舱开始前创建，流程如下：

　一、创建

　( )

　以 1010 W 为例，先在 处创建

　 创建 需要先确认船期表卸港是否完整，特别是欧盟首挂港是否正确。最好保证船期表的最新化，如遇到问题需要及时联系相关部门维护船期表。

　确认已经正确维护欧盟首挂港后，重新并 ,检查系统是否自动触发并生成了 。

　如果执行以上的操作后仍然不能触发 ，应联系总部 24 报关支持支持小组解决（以下简称 R24 r24）

　创建或修改订舱时,用户应检查并确保 和 已经正确地关联。

　二、创建提单，根据客户提供的单证信息，创建提单。

　这里特别需要注意客户必须提供完整的信息；还有每一个品名所对应的 （至少 4 位数，建议 6 位）,件毛体。以上要求是为了最终确保在申报截止时间前，所有需要申报的提单都更新到 状态。

　三、申报前审核

　申报前，我们需要检查在本港装运的所有货物，包括本地货和中转货， 是否所有需要申报的在 2 中已经有 ，并置为 状态了。

　1.在 可以查询所有货物的票数（如图 1），可以在 ,查询 是否已补全。（如图 2）

　图 1 图 2 中转货的 录入需要及早通知装港及时输入。

　（中转港修改中转货的申报航次导致 状态从变为的，由中转港负责重新到 的状态。

　由于其他单证信息不完整造成申报装港不能直接 的，申报装港应通知制单港，由制单港完成相关的单证信息后 。）

　确认上述操作无误后，在规定时间前进入 ( )处点击“ ”进行申报操作（如图）。

　四、监控海关回执

　正常情况下欧盟海关会反馈作为承运人按时申报的回执。发送 十五分钟后进入平台（）查询是否有成功发送的信息，并在接下来的二小时内监控海关回执，核对申报的票数是否一致，是否有被拒绝（）或的，一发现和状态需要立即通知 R24。

　如果出现超过 2 小时以上还未收到的反馈（回执）的需要马上联系 R24 和航线主管部门，通报相关情况，以便总部迅速检查问题并做出业务决定。

　船舶离港前，应持续监控欧盟海关是否发出 指令，一旦收到，应第一时间通知码头货物不能装船，同时联系发出指令的欧盟首港海关所在地的代理和 R24，了解 的原因和撤销或解决方法。在欧盟首港海关撤销该 指令前，货物不允许装船。

　若由于我司系统或者海关的原因造成接收

　时已经装船离港，我司应立即通知航线主管部门有关人员、R24 和发出

　指令的欧盟首港海关所在地的代理，协调相关的货物安排和海关接洽事宜。

　五、根据海关回执通知码头安排装船

　 在安排装船前，从 中生成装箱清单。

　只有申报被欧盟海关接受，收到号码，并且没有收到 指令的集装箱才允许安排装船。否则申报装港将承担所引起的所有费用和风险。

　六、申报后的提单修改

　这里所指的提单修改包括提单的新增、修改、删除、合并和拆分。根据海关的申报要求，2 系统已经设定，如果提单内容在申报后发生修改并保存，并且提单置于 ，状态系统会自动向海关发送相应的更改报文。在修改前必须确认已经收到。

　船开前 24 小时内不见意修改提单，以避免被海关 （如遇特殊情况需要特别申请）

　。船开后可以在规定时间内更改，但必须与客户说明可能产生的风险。（可能增加到港

　后的查验率等）

　（注：规定时间指截单期；还有一点就是每次申报都会产生费用）

　每次更改重要数据都需要注意是否已经触发自动发送，并仍要在平台上监控其是否有收到新的。

　 第六章

　预配舱单及船图核对第一节

　预配舱单发送

　预配必须是即时准确的把数据发送到海关，以确保客户能即时报关。操作流程：

　一、泛华系统

　 1、新增的预配：单证——定舱报文处理——新建海运提单——选中（客户发过来的报文）——打开——解包——选择该船名航次——确认 通讯——建立海关预配舱单报文——离港时间（选中要发送的船名航次）——选择未发送——生成报文——保存 2、更改预配：单证——定舱报文处理——新建海运提单——选中（客户发过来的报文）

　——打开——解包——选择该船名航次——确认 通讯——建立海关预配舱单报文——离港时间（选中要发送的船名航次）——选择要更改预配的提单号（打勾）——生成报文——保存。

　二、系统

　1、新增的预配：出口业务——编辑出口海关舱单——输入船名航次，装港（）——上载交通部舱单报文（即客户发过来的预配报文）——综合业务——出口单证制作—— 预配舱单——输入船名航次——查询——选中要发送预配的提单号——发送预配舱单 ——发送类型（选择预配舱单优化）——确定 2、更改预配：出口业务——编辑出口海关舱单——输入船名航次，装港（）——上载交通部舱单报文（即客户发过来的预配报文）——综合业务——出口单证制作——预配舱单——输入船名航次——已发送——选择已发送预配舱单——选中要更改预配的提单号——发送预配舱单——发送类型（选择预配舱单优化）——确定。

　第二节

　舱单制作

　一、舱单搜集及网上舱单制作, , 核对

　此项工作中搜集涉及一代和中货订舱那些,一代直接发邮件过来,其他我们出口部直接收齐发我们。如果有些中转港需要更改,拼箱需要补录。然后上载到网上让客户校对 （核对客户都有申请自己的权限），等时间截止就下载并导入系统。自己主代的船还要再将合作方的舱单数据导入系统 二、校对码头放行数据

　到码头网站，查到放行的数据，与系统抽出来的清单进行核对，主要对系统里的中转港，箱号，箱型，一些错误数据，要及时通知货代更改。

　账号：密码：123 大榭码头,目前靠泊船 4，2，3 查寻船期,及放行情况受理中心：86908690

　 账号：密码：

　远东码头 31 查寻船期,及放行情况单证中心：27699598/99 配载：27699590/91

　账号：密码：

　目前就黑海线船

　账号：密码：

　四期目前 1 线靠泊受理中心：27699251 配载：27699229 注：网站账号密码分大小写。

　三、装载舱单发送

　进入“委托单”查看此船一共走了多少票货物。进入“报表”——“装船清单报表” 看大小箱有多少，进入“航次评估”看国际中转多少票，大小箱多少票，记录下，与本港舱单报文与国际中转舱单报文一起发送给合作方船代。（合作方船，靠港前工作到此为止；我司主代船舶等合作方发“本港”“国际中转”的舱单报文给我们合成并校对整船发送海关.发完有加载之类的舱单后补给海关.）

　装载舱单发送查询,不需要密码 海关邮箱: 电话:89097122，89097832 装载舱单要在船靠前 2 个小时发送海关。

　四、海关舱单解控业务

　这块业务是由于装载舱单发送过后，海关针对舱单数据中件数，毛重，提单号对应的 箱号，多发，少发，与实际报关不一致进行的布控。分普通数据解控，品名解控两类， 货代提供情况说明给主船代，再由主船代盖章出据解控保函给海关。

　海关解控人员：邵攀娜，89091009 邮箱：

　这块业务海关看得比较重，直接影响船代在海关的形象，各船代之间也在竞争。

　舱单解控保函

　TO海关

　出口舱单品名比对解控保函.doc

　出口舱单品名比对情况说明(已查验）

　第三节

　船图核对

　贝图接受及系统时间维护(泛华 2) 合作方船舶需主船代第一时间提供贝图，我司船舶在收到贝图后还需发送 A.中集各对应船长B.各合作方代理 C.制作 和 发送各合作方现场人员。

　一、船期维护

　在收到贝图后确定各船开航时间并第一时间在 2 及泛华系统中维护，进入系统维护船期。

　A 泛华系统：船期——船期表——数据列表——数据列表——数据维护——保存； B —2 系统：

　——船代码——确定——选中船——文件——刷新———— ——排序——全选————保存。

　二、贝图校对

　贝图校对主要校验是本地泛华与贝图是否完整,在贝图校对完毕后要达到泛华与贝图基本一致。如校对出套箱导致的提单号不一致及装港不一致等问题都需第一时间与相关人员确认后在 2 及泛华系统中做相应更改。

　单证——出口电子船图——打开选中——按箱主生成船图报文——（自有船生成各家的船图报文）（合作船只生成的船图）——导入中远船图——打开修改箱型——选中该船——点比对：

　：收到船图之后（原始船图要保留），进入“单证”——出口电子船图——打开——按箱主生成 （自有船分别生成各家的 ，几家船公司的都粘贴在一张上，待用。）—— 表格。（自有船将几份 与抵离港报 发送给所有合作方船公司。）

　:单证——出口电子船图——选中——按箱主生成（自有船生成 5 家的，其中有自由箱“”之类的，要在船图里找到，改正成“”的）

　三 、集装箱清单打印

　该清单也需在船开后一日内交箱管。

　泛华系统——报表——装船清单报表——选中船——保存（同时）打印（给箱管）

　四、清洁核对清单打印( ( 签单) )

　根据签单科要求需船开后半日内交签单科 报表——打印——选船名——打印（中转与国际中转除外）（给签单科）

　五、舱单制作、舱单发送、舱单打印

　（清洁舱单：要将中转的提单转入空船，做完清洁舱单之后再转回来）

　如遇合作方船舶只需发送合作方代理即可；如为自有船舶，需整船舱单催齐整理（由于外代、外运要求不同，导入泛华后还需进一步进行报文整理以便做整船箱量明细报表），自有船舶纸面打印舱单后需单页盖章。

　先看邮箱中“抵离港报”中“”处，确定共有多少，然后进入系统比对是否正确，看大小箱数是否一致，

　 报表——随船舱单——货代——国际中转——打印 本港

　通讯——港务局——保存——快捷方式发送 海关电子口岸生成文件——保存文件（即是发送）

　清洁电子舱单发完 15 分钟后去电子口岸查下整船是否发通，数据与纸面舱单一致。宁波电子口岸,查寻清洁舱单发送情况与船代申报业务 用户名: 密码 2008 自己主代的船才发港务局（快捷方式发送 格式的）和电子口岸的（泛华系统中保存即发送的）

　六、 2 贝图校对

　主要校对 2 数据与贝图是否,如无，港口错误等。（使用中远格式贝图）

　校验 2 系统与船图数据 用户名,密码同样 七、维护

　需在进口及船务部完成后更新出口数据后才可生成完成.（使用中远格式贝图）

　船开后数据维护,用户名 密码 八、报表制作

　目前船开后需做的报表有：

　（总出口量与货物毛重）;发给上海总部，自已船才做. 船舶箱量明细统计表；这表主要是商务部跟码头结算用。单船箱量分货代统计表；单船箱量,给领导。

　注意：很多邮件发送的时候需要表明开航时间，例如：14/2130.

　第四节

　舱单更改

　目前是不再接受货代申请，海关也审批不通过，除非是海关要求货代必须更改的由船代准备资料递交。

　这里分漏发增补舱单，多发删除舱单，件毛品名不符更改之类。准备资料如下：

　1．出口舱单删除修改申请表； 2．责任书（给海关）； 3．情况说明（给船代）； 4．担保书（由船代出）； 5．正本报关单； 6．发票，装箱单； 7．外理证明（增补舱单用）；

　8．出库证明（删单用）； 9．并票出提单，提单未签发证明（船代出）； 10．提单复印件； 11．纸面舱单； 第七章

　现场

　第一节预报/ 特种箱收集

　一、 合作方通常不需要有预报。如果有大批量加载柜，如国际中转支线中转则需要提前通知船方，以防无预报导致的集港配载不准确导致不被合作方接受上船。特种箱 （冷冻柜，超限，危险品，特殊积载箱，）在 2 查询完后一般要求客户在截关当日提供，整合后尽量在船靠前 12 小时左右交给船东码头操作。

　二、 需要截关前一天提供，注意数据可多不可少。特种箱的数量亦如此。切忌特种箱的资料务必准确无误，有中转的特种箱也需要提前确认。

　三、中远船舶的预报原则要求在上一港船开后，一般就是截关当日发送第一次预报， 数据由合作方数据/中远订舱数据+国际中转数据+支线数据合成，并在报表中标注 清单预留特殊积载仓位并指定相应的箱号。并且合成标注冻柜个数目的港，超限的尺寸数量目的港，无超限/也需要特殊备注数量和港口，危险品备注个数港口，等级和。

　四、如果船期允许，和总部船长可以沟通延迟数据发送在截关后，数据将比较准确， 如果无大批量加载，码头集港数据作为预报数据将是相当之精确的。如果有加载箱加入相应其未进港箱发送总部船长作为预配数据，而不是码头集港。

　五、如果有空箱调运/转船/换装也需要在 中备注以免遗漏。

　六、特种箱清单要按照船务规定样式提供，在整合发送前，要核对放行的总数。注意规范客人箱号箱型的准确性。以及资料的完整无误（冷冻柜子的温度/风门/湿度，的尺寸，的包装类别，等级，联合国危规代码，紧急措施编码， 等。）在船靠前整合合作方及中转所有特种箱资料发送给船勤。（危险品需要搜集申报单，如果是箱要搜集箱证）。

　第二节

　危险品资料收集船报资料

　危险品船报资料需要整合出口部分和中转部分，一般需要在截关前，周末的截关的必须在周五 1200 前搜集危险品申报资料（危险报单/装箱证明书箱箱证/中转危险品报告 /危险品清单）给我司外勤申报，如果是合作方船交给相应船东的代理并进行电话确认。

　第三节

　加载退关安排

　一、合作方船舶：截单后查询码头放行数据，如果仓位船期允许的前提下，接受货代的加载申请，并预告可加载的时间以及放行的地点。一般在截关当日要求货代发送加载申请，整合后发送船方操作码头单证，并确认放行时间。

　二、我司船舶：在舱位船期允许前提下，整合加载资料发送码头，抄送现场预配人员。一般船舶靠之前，也就是总部预配发送给码头进行第一次配载之前的加载可以尽量争 取，在码头配载结束，也就是在船勤与船上大副确认船图后的加载，需要协调船务和 码头配载争取最大支持。

　船期提前的情况下，可能船期先于截单时间，就需要提前通知码头安排相应截单截箱时间调整，并且提前通知船务部，要求最大的加载支持。

　四、退关亦是如此，需要货代提供情况说明和退关申请，在船舶靠泊前的退关，直接发送码头安排，如果是船靠之后的大批量退关，需要抄送相应船务人员。以免影响积载。

　五、加载费的收取，标准 200/300 在船开后核对加载是否成功，若成功，一代客户直接填写工作联系单并交给签单部收取。外地中货/办事处/货运部由相应货代部同事开帐收取。

　第四节

　集体转船

　一、

　转船操作必须要在被转入船船靠两个工作进行。

　二、

　查询码头实际放行箱量，挑选备选清单。注意千万不要破票。

　三、

　通知码头安排退关，并让其安排搜集该船甩柜白联。

　四、

　白联由外勤人员带回，制作转船清单，主要注意分并票提单，转关货物白联通知客户自行办理转船业务。

　五、

　通知码头更改运抵报告到被转入的新船下. 六、

　根据白联制作的清单报表导入电子口岸，并制作海关转船保函填写入申报编号交外勤去海关审批。待次日海关在电子口岸审批后打印电子放行单去海关盖章。

　七、

　有外勤放行转船清单，并与码头核对放行代码。

　八、

　如果是总部原因准备申请相应的转船产生的移箱堆存费用。

　第五节

　整船换装

　一、

　接到总部书面通知后，提前一周左右发给码头有关换装事宜，注明箱量和中转港向海关做出口船的备案工作（船期表）

　四、

　营销部需提供单证有（1.换装清单 2.总部邮件 3.修船证明 4.码头担保 5.船公司保函）

　五、 由进口提供所需要换装的箱号清单/换装部分各港口的特种箱资料给营销部， 我们根据附件中的保函格式提供盖好章由现场人员递交海关，其中码头的担保函需要营销部把箱量第一时间通知码头相应主管人员，并由其盖好公章由外勤一并递交海关审批. 六、 跟踪码头的放行情况，并核对中转港.（注意进口箱可能有过改港）

　七、 发出口船的预配给船长、特种箱清单给北仑现场办 八、 有关装载舱单要和码头、海关联系好，不用发电子舱单，纸面单独打印递交。九、 出口船开后路径的更改 八、 出口船开后各类报表按正常做（、开航报、给和商务部的报表等）

　九、 装船清单给箱管跟(箱主)， 十、 如果有空箱请先做要：

　十一、船代泛华做好整船出口舱单包括空箱舱单，并根据船图核对泛华和 2 第八章

　创建

　第一节创建及批复

　运费及相关工作主要分三个部分，第一是创建及批复，第二是的录入，第三是整船运费的核对。...

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