商务信函的实例范文

　外贸信函的实例

　例一： 150 kensington road brooklyn，new york ②，n．y．③ june 10 1985 例二： established 1900 telephone：chicago envelope company cable addre ss： calumet 4251 2901-2917 indiana avenue envelope chicago ref．no． chicago，illinois codes used： march 16 1982 all codes rentley’s pre ferred 注：实例中心上面established 1900是指该公司创立于1900年。因公司的历史悠久，可证明公司的信誉杰出，所以常常被选用。中心大写的是公司名称“芝加哥信封公司”和公司所在地“伊利诺斯州，芝加哥市印地安街2901-2917号”。左面的细小字（telephone）是电话号码，ref．no（等于correspondence reference no．）是“函件编号”，其用处是便于索引，按此号码可将函件归案存档，因此又可称为“索引号码”。右边的细小字（cable address）电报挂号，用于发收电报。这个公司只要“envelope chicago”二个字就够了，其手续费和电报费均能节约。（codes used）即“运用电讯密码簿”。（all codes，rentlev’s preferred）即“在所有密码簿中，请选用（rentley）密码簿”。

　 例三： 17．philpot lane，london，e．c．①3， 25 april，1991 写信头还需求注意的一点是，在写日期时，要区分隔英国习气和美国习气。如1995年5月2日，按英国习气，应写为“2ndmay，1995”按美国习气是“may 2，1995”。

　 （3）收信人名址。与信封上的收信人地址相同，一般写在信纸的左上部，即在寄信日期下隔二行起写。如： messrs．allen ＆ son（1919）pty，ltd．， 155，flinders lane， melbourne， c．①1． australia march 16，1991 messrs．smith ＆ james，inc． 500 nort on bldg． seattle 4，wash u．s．a 写收信人地址特别要注意的是，不只要具体，并且有必要依照收信人本身所固定的写法来写，不能随意改动，因为工作、职位不同，以及在不同的国家，其头衔、区域的写法是彻底不一样的。

　 （4）称号。商贸英文函件称号的写法与中文函件的写法也是不一样的。这儿所指的称号，相当于中文函件“敬启者”，例如： dear sir dear sirs， dear madam，dear ladies， gentlemen： dear mesdames， dear sir and madam，ladies and gentlemen： 在不同的函件中，称号是多种多样的，但最常见的不外是gentlemen（美国式）和dear sirs（英国式）二种。可见，在商贸英文函件的称号中，因为在“称号”前已专门有收信人名址一栏，所以一般不再写收信人的姓名，一般就写dear sirs或gentlemen即可。只要在两头联系较为密切时，才加上人名，如dear mr．small。在这儿，dear sirs就相当于中文函件的“敬启者”之类的礼节性用语，是公函中常用的，不宜直译为“亲爱的先生”。别的，因为英、美习气的不同，还要注意在“dear sirs”之后，一般用“，”号，而美国式“gentlemen”之后，则运用“：”号。

　 （5）正文。这是一封信的中心部分。写作要求是要做到五个“c”，即礼貌（courtesy）、简练（conciseness）、明晰（clarity）、正确（correctness）和完好（completeness），以精确表达自己的商贸目的。正文应从称号下一行开端写，信纸在左右两头都要留约一寸宽的空白，以坚持函件应有的整齐格局。一起，一封信要按内容分红几段，不要把一封长信写成独自的一段。为了清晰起见，商贸英文函件常将各段加上编号或以每段之间加空行来分隔。但要特别注意的是，商贸英文函件原则上应契合“一事一信”的要求，即一封信原则上只谈一件事或首要只谈一件事，不要把几件事放在一信内叙说，以利于所谈工作能及时得到处理。

　 （6）结束语。是指在正文之后，签名之前所运用的客套用语，一般在正文最终一行的下一行或空一行书写。常用的客套语是：yours truly（你的真挚的），yours sincerely（你的忠诚的）yours faithfully（你的忠诚的），等等。

　 在需求特别礼貌或带有特别的官方性质的函件中，还可用yours most cordially（你的最真挚的）或yours respectfully（你的恭顺的）等。

　 （7）签名。是指写信人在函件的结尾用钢笔签上个人姓名或公司名称，相当于我国的签字盖章。在商贸英文函件中，签名一般要占三至四行，榜首行常用作公司名称，悉数要用大写；第二行用于个人签字，一般是既有签名，又有打印名，以便易于辨认签名；第三行常用于签名人的头衔。例如： yours truly， fidelity trading co．ing． （签 名） h．b．haslehurst general manager very truly yours， i．t．inpormation （签 名） director h ose m．net very truly yours， united exporters company （签 名） max de hes very truly yours， lewers ＆ cooke，limited （签 名） e．w．twelmeyer purchasing department very truly yours， stern，mcrgenthau ＆ co．，inc． （签 名） edward n．megay machinery division 在商贸英文函件中，即便是对知道的收信人，也要签上全名，即便信是打印的，也要亲身签名。在签名后打印上写信人的职务是很重要的，这是告知对方你有处理信中所谈业务的威望。

　 商贸英文函件除了信头、收信人名址、称号、正文、结束语和签名外，有的信还要注明收发信编号，载入特别注意事项，如注意事项或特别指定阅信人、函件主题、附言和附件等（当然这些都不是必需的，可视状况而定。），都有其固定的方位。如下图： 发文编号 收文编 号 信头 日期 收信人名址 特别指定阅信人 称 呼 函件主题 正 文 结 尾 签 名 附 件

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