酒店管理表格与部门

　1. 总经理日程安排表 总经理日程安排表 时间 星期一 星期二 星期三 星期四 星期五 星期六 星期日

　2. 会议记录 会议记录 时间 月

　 日

　 时 至

　月

　日

　时 地点

　主持人

　记录人

　会议名称

　参加人员

　会议议题 解决方式 期限 主要负责人 备注

　3. 会议提案表 会议提案表 改善 项目 附图表

　张 附说明

　张 共

　页 目前状况及存在问题 改善提议 改善利益 审核结果

　有无申请专利需要 □有 □无 申请项目 实施结果 实施部门 实施日期

　 自

　至

　奖金发放 备注

　提案人:

　所属部门: 4. 会议决定事项实施表 会议决定事项实施表

　 年

　月

　 日 决定事项

　是否批准

　单位 主要负责人 实施目标·实施日期 评价

　 各部门每个月的实施检查表 月 实施目标 评价 月 实施目标 评价 1

　 6

　 2

　 7

　 3

　 8

　 4

　 9

　 5

　 10

　现代酒店(饭店)总经理管理制度 1. 酒店( 饭店) 日常部门经理例 会制度 (一) 部门经理必须提前五分钟到达会场。

　(二) 总经理办公室主任站立在会场门口，等候总经理到来。

　(三) 当总经理到达时，全体部门经理起立，向总经理行注目礼。

　(四) 总经理落座后，其他与会人员方可落座。

　(五) 总经理办公室主任宣布例会开始。

　(六) 与会期间，所有人员必须保持端正坐姿，双目注视总经理方向，认真听取总经理的指示。

　(七) 各部门经理按顺时针方向逐一限时汇报本部门的工作情况，各部门经理汇报应用规范部门如“**部门汇报”，汇报内容为近期部门工作情况、存在问题、建议等，汇报完毕请总经理指示。

　(八) 总经理做指示时，相应的部门经理应做好记录。

　(九) 例会结束时，全体人员起立，目送总经理。

　(十) 总经理做走出会场后，其他与会人员方可离开。

　2. 酒店（饭店）档案管理制度 （1）

　酒店档案资料是指酒店各部门及个人在从事公务活动时形成的具有保存价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。

　（2）

　酒店档案工作实行集中统一管理、分级负责保管的原则，由总经理办公室主管酒店档案工作，对酒店档案实行统筹管理，统一调度，并对其他职能部门的档案管理工作进行监督和指导。

　（3）

　酒店立卷归档的主要内容有：基建工程项目档案、文书档案、财务档案、销售业务档案等。根据有关档案法规规定，各业务由各职能部门整理、立卷保管，涉及酒店全局性的、综合性的文书和档案资料由总经理室立卷归档。具体内容包括：

　(一) 酒店及各部门召开的专业会议和研讨会，包括会议筹备、召开的时间、地点、出席人员、文件资料、会议程序、领导讲话、简报总结等； (二) 各部门专题研究报告、调研资料等;

　(三) 以酒店名义的发文; (四) 上级主管单位和行政管理机关的文件; (五) 各种基建施工图纸、合同； (六) 重要的照片、录音资料、题字、题词等。

　（4）

　立卷按永久（50 年以上）、长期（16-50 年）、短期（15 年以内）分别组卷。卷内文件要把正文和底稿，文件和附件，请示和批复一起存放。卷内页号位置统一。

　（5）

　案卷厚度要适中，一般在 2 厘米左右，超过者可立分卷。

　（6）

　根据卷内文件之间的联系，进行系统排列，编序号，抄写案卷题目和案卷封面，确定保管期限，装订案卷，编制案卷目录等。

　（7）

　案卷按年份、机构排列，永久与长、短期案卷分开保管。保管箱上要编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号。

　（8）

　准确做好文件索引，经方便查找。

　（9）

　档案资料的收集、立卷和保管工作由各部门秘书或资料员负责。每天要及时将文件和资料归档，以免散失、积压。

　（10）

　确保档案安全。每年清理一次档案资料，对档案材料的数量和保管情况进行检查，发现问题及时采取措施补救。

　（11）

　清查档案时，对已经失效的档案按规定进行销毁。销毁档案必须严格把握，慎重对待，具体要点如下：

　（1）销毁档案前要经过认真鉴定，确定要销毁的档案要列册登记； （2）提出销毁报告，报酒店主管领导审批； （3）销毁档案材料要严格执行保密规定； （4）销毁档案材料时，必须指派专人监督，以防泄密。

　（12）档案管理人员必须认真贯彻有关档案管理工作的政策、方针、法规。忠于职守，严守机密，做好档案管理工作。对有下列行为之一的，根据情节轻重给予相应的处罚。

　（1）

　将属于酒店所有的档案据为已有或拒绝将应归档的文件资料上交归档； （2）

　损毁、丢失或者擅自销毁应保存的档案； （3）

　擅自提供、抄录、公布酒店档案以及应当保密的资料； （4）

　涂改、伪造档案； （5）

　玩忽职守，造成档案损失。

　3 ．酒店（饭店）文印管理制度 （1）宾馆酒店的文件，有打印必要时方可打印。内部传递的简单请示报告或其他不需打印的文件，一般不予打印。

　（2）宾馆酒店发文，需由起草人抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才可办理；部门经理不在时，可经总经理办公室主任同意后办理。

　（3）私人资料不得在宾馆酒店打印、复印或用宾馆酒店传真机传送，以免影响宾馆酒店的正常工作。

　（4）文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室取回，不得延误。

　（5）文印室人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或酒店管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。

　（6）文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终作统计核算。属部门的，由各部门承担费用。

　（7）文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处 50 元以下罚款；屡教不改或给酒

　店造成不良的社会影响或较大经济损失的，处 50 元以上罚款甚至辞退。

　4 ．酒店（饭店）印章使用管理 制度 （1）酒店印章的使用管理统一由总经理室负责。

　（2）印章刻制管理。酒店刻制新印章须报主管部门批准；内部各部门刻制新印章，要写出书面报告，并附上新印章的名称、式样、规格，报总经理批准后，方可到有关部门刻制。使用新印章，应确定好时间，并提前向有关单位发出正式启用新印章的通知。

　（3）印章保管。酒店印章（包括行政印章、总经理印章等）由总经理办公室专人保管。各部门印章也要指定专人专管。所有印章均应存放于保险柜内，以保证安全。未经主管领导批准，印章保管人不得委托他人代管，也不能擅自把印章带出办公室使用。

　（4）印章使用。印章使用要求是：严格手续、认真审阅、详细登记、盖章正规。

　①使用印章要履行审批手续，以酒店名义对外行文、签署合同、协议书等须有主管高层领导签字方可盖印，各类报表、信件须经申请部门经理填写请印章并由办公室主任审核后方可盖印；员工因私事开具各种证明，加盖酒店印章，必须书面提出申请并附上有关材料，经部门经理审批后报总经理办公室批准； ②盖印时要注意印迹清晰、位置合乎要求； ③印章使用完毕要做好印章使用记录，要在相关登记表上记录使用项目、内容、时间、经办人等。

　（5）印章停用。印章因故停用要按规定进行清理，同时将所有停用印章交到酒店办公室统一保管，并办好移交手续，经报总经理批准后，将信用印章存档或销毁。

　12 ．1 ．3 现代酒店总经理常用表格

　1. 总经理日程安排表 总经理日程安排表 时间 星期一 星期二 星期三 星期四 星期五 星期六 星期日

　2. 会议记录 会议记录 时间 月

　 日

　 时 至

　月

　日

　时 地点

　主持人

　记录人

　会议名称

　参加人员

　会议议题 解决方式 期限 主要负责人 备注

　3. 会议提案表 会议提案表 改善 项目 附图表

　张 附说明

　张 共

　页 目前状况及存在问题 改善提议 改善利益 审核结果

　有无申请专利需要 □有 □无 申请项目 实施结果 实施部门 实施日期

　 自

　至

　奖金发放 备注 提案人:

　所属部门: 4. 会议决定事项实施表 会议决定事项实施表

　 年

　月

　 日 决定事项

　是否批准

　单位 主要负责人 实施目标·实施日期 评价

　 各部门每个月的实施检查表 月 实施目标 评价 月 实施目标 评价 1

　 6

　 2

　 7

　 3

　 8

　 4

　 9

　 5

　 10

　 5．收（发）文登记表 收（发）文编号登记表 收文 日期 发文 日期 收文编号 经办者 发文编号

　 12 ．2 现代酒店（饭店）综合办公室 1 ．酒店（饭店）行政办公规范管理制度 为使酒店管理及文化建设提升到一个新层次，特制定如下规定。

　（1）办公仪表规范 ①每周一至周四：男士着深色套装（马甲）、衬衣、皮鞋、必配领带； ②每周一至周四：女士着深色套裙（或裤）、马甲、衬衣、皮鞋； ③周五：随意着休闲上装及长裤，女士可着裙装（有外事活动除外）； ④头发梳理整齐，服饰熨烫挺括，领带正挺，皮鞋干净明亮。

　（2）卡座区规范 ①办公桌：桌面除电脑、口杯、电话、文具外，不允许放其他物品； ②辅桌：放文件盒、少量工具书； ③坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正； ④电脑：电脑摆放统一置写字台下。

　⑤卡座屏风：内外侧不允许有任何张贴物； ⑥垃圾篓：罩塑料袋，统一置写字台下。

　（3）办公室规范 ①办公桌：桌面除酒店购置案头用品及电脑外无其他物品； ②辅桌：桌面置文件盒、笔筒、书籍，不准放其他物品； ③电脑：桌面呈 45°角贴墙放置，模式主机置显示器下，竖式主机桌面下； ④拖柜：统一置办公桌下； ⑤垃圾篓：统一置辅桌后； ⑥饮水机：摆放到指定地点，不得随意移动； ⑦报刊：必须上报架，或阅完后放入办公桌内； ⑧外衣手袋：请置挂于衣帽间或柜子内，严禁随意放在办公桌椅及地柜上。

　（4）语言规范 ①交往语言：您好，早晨好，晚上好，再见，请问，请您，劳驾您，谢谢，周末愉快，拜拜等； ②电话语言：您好，请问，谢谢，再见等； ③接待语言：您好，请稍候，我通报一下，请坐，对不起，请登记，我即去联系，打扰您一下，好的，行（切勿说“不”）等。

　（5）行为规范 ①坚守工作岗位，不要串岗； ②上班时间不要看报纸、玩游戏或做其它与工作无关的事情；

　③办公桌上应保持整洁并注意办公室的安静； ④保证上班时间，不要在办公室化妆； ⑤接待来访和业务洽谈，请在接待室或会议室进行，私客不得在卡座区停留； ⑥使用接待室和会议室，要事先到办公室登记，一般内部事务不行随意使用接待室； ⑦不要因私事打酒店长途电话，凡因私事打电话，可相应罚款； ⑧不要在酒店电脑上发私人邮件或上网聊天，可相应罚款； ⑨不要随意使用其他部门的电脑；私客未经总经理批准，不准使用酒店电脑； ⑩所有电子邮件的发出，须经部门经理批准，以酒店名义发出的邮件须经总经理批准； ⑾未以总经理批准和部门经理授意，不要索取、打印、复印其他部门的资料； ⑿严格遵守考勤制度，迟到，早退进行适当罚款； ⒀不论任何原因，不得代人刷卡； ⒁吸烟请到吸烟室，否则罚款； ⒂请病假要有假条； ⒃凡出远勤达一天以上者，应先填报要经领导批准的出差证明单； ⒄因故临时外出，必须请示部门经理，各部门全体外出，必须与总经理办公室打招呼； ⒅无工作需要，不要擅自进入计算机房 客房服务中心、档案室、打字室、财务部、会议室、接待室； ⒆不要将酒店的烟缸、茶杯、文具等公物，带回家私用。

　2 2. . 会议管理制度

　（1）会议组织 ①宾馆酒店级会议：宾馆酒店员工大会、宾馆酒店业务人员及各种代表大会，应报请总经理批准后，由各部门分别负责组织召开； ②专业会议；即全宾馆酒店性的技术、业务综合会（如经营活动分析会、安全工作会等），由分管副总经理批准，主管业务部门负责组织； ③系统和部门工作会：宾馆酒店各部门召开的工作会，由各部门主管决定并负责组织； ④班组（小组）会：由各班组长决定并主持召开； ⑤上级宾馆酒店或外单位在宾馆酒店召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或业务会（如联营洽谈会、用户座谈会等），一律由总经理办公室受理安排，有关部门协助做好会务工作。

　（2）会议安排 ①例会的安排 为避免会议过多或重复，宾馆酒店正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容组织召开。

　②其他会议的安排 凡涉及多个部门主管参加的各种会议，均须于会议召开前 10 天经分管副总经理批准后，分别报两办汇总，并由总经理办公室统一安排，方可召开。

　 总经理办公室每周六应将宾馆酒店例会和各种临时会议，统一平衡并编制会议计划，分发到宾馆酒店主要管理人员及有关服务人员；  凡总经理办公室已列入会议计划的会议，如需改期或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前 2 天报请总经理办公室调整会议计划。未经总经理办公室同意，任何人不得随便打乱正常会议计划；  对于准备不充分、重复性或无多大作用的会议，总经理办公室有权拒绝安排；  对于参加人员相同、内容接近、时间相近的几个会议，总经理办公室有权安排合并召开；  各部门会议的会期必须服从统一安排，各部门小会不应与宾馆酒店例会同期召开（与会

　人员不发生时间上的冲突除外），应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。

　（3）会议的要求 ①会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案，落实会场，安排好座位，备好茶具茶水、奖品、纪念品，通知与会者等）。

　②参加宾馆酒店办公例会的人员无特殊原因不能请假，如请假需经主持人批准。

　③有以下原因，副总经理以上的高层管理人员可提议临时或提前召开宾馆酒店办公例会：

　 有重要事项需提交宾馆酒店办公例会讨论决定；  各部门重要业务管理人员的录用及辞退。

　④“会议纪要”属酒店内部重要文件，具有一定范围的保密性，未经批准不得外传； ⑤与会人员在会上应知无不言、集思广义，但一经会议决定之事，应按规定落实； ⑥与会人员必须严格遵守会议纪律，不得随意走动，不得使用手机。

　3. 办公室物品管理规定 （1）行政管理部门负责酒店办公用品、办公设备、低值易耗品、通信设备的采购、保管与发放，电脑及附属设备的购置与管理，由信息管理部设专人负责。

　（2）酒店各部门将所需办公用品提前半个月报至行政管理部，行政管理部根据实际用量和库存情况制定购置计划，经总经理批准后购置。

　（3）特需办公用品、低值易耗品和通信设备，须经部门经理批准，由行政管理部负责购置，然后记入备品保管账目。

　（4）备品发放采取定期发放制度，其他时间不予办理。

　（5）备品仓库设专人负责。备品入库需根据“入库单”严格检查品种、数量、质量、规格和单价是否与进货相符，按手续验收入库，登记入账。未办入库存手续，财务一律不予报销。

　（6）备品保管实行“三清、两齐、三一致”原则，即材料清、账目清、数量清，摆放整齐、库房整齐，账、卡、物一致，做到日清月结。

　（7）做好出库管理。在日清月结的条件下，月末必须对所有单据按部门统计，及时转到财务部结算。

　（8）各部门设立耐用办公用品档案卡，由行政管理部定期检查使用情况，如非正常损失或丢失，由当事人赔偿。

　（9）行政管理部门负责收回酒店调离人员的办公用品和酒店物品。

　（10）行政管理部门建立酒店固定资产总账，对每件物品要进行编号，每年进行一次普查。

　12 ．2 ．3 现代酒店（饭店）综合办公室常用表格 1． 职务规范表 职务规范表 职务

　职位

　直接主管

　负责范围

　负责责任人

　主要权力

　职务代理人

　条件要求

　2．员工奖惩表 员工奖惩表

　性别 姓名 所属部门 奖惩方式 奖惩原因 发布日期

　 单位主管：

　 主办人员：

　制表：

　 年

　月

　 日填 填表说明：

　①各单位依照权责划分，在授权范围内对所属员工有奖惩时，应于每月终汇填本表两份，分送总管理处人事处及主管单位备查，当月内如无奖惩事项，亦应填送此表，并于奖惩原因栏内注明“无奖惩”字样； ②奖惩方式栏应按单位主管核定的奖惩办法填入，如“书面嘉奖”、 “记功一次”、 “书面申诫”、“记过一次”等； ③奖惩原因一栏叙述宜简明扼要，注意时间、地点、事件及有关人员之责任等； ④本表由各单位依式自行印制备用，纸张大小一律以 J3 为准 3．办公用品统计表 办公用品统计表 部门 上 月 耗 用金额（元）

　本 月 耗 用金额（元）

　差 异 额（元）

　差 异 率（%）

　人数 说明 代号 名称

　总务部经理：

　 经办人：

　注：差异额为本月耗用金额减去上月耗用金额的差额。

　4．公文传递表 公文传递表

　 收件单位（代号）

　收件人 寄件单位（代号）

　件数 备注

　 收方：

　转送人：

　送方：

　5．管理才能考核表 管理才能考核表 姓名

　年龄

　入职年月

　所属部门

　现任职务

　担任本职 开始时间

　管理才能 项目 优异 良好 平常 欠佳 本项目的评语 领导能力

　处理能力

　协调能力

　责任感

　总评

　培养建议

　派职建议

　6.员工行动掌握表 表 12-11

　员工行动掌握表

　年

　月

　日 姓名 时间 工作内容 访问地点 联系方式

　12.3.2 现代酒店(饭店)人事部管理制度 1.招聘与测试制度 (1)人员招聘计划 人事部收到人员招聘申请单至一定时期,即可拟订招聘计划,内容包括下列项目: ①招聘职位名称及名额; ②资格条件限制; ③职位预算薪金; ④预定任用日期; ⑤通报稿或登报稿(诉求方式)拟订; ⑥资料审核方式及办理日期(截止日期); ⑦甄试方式及日期安排(含面谈,由主管安排); ⑧场地安排; ⑨准备事项(通知单、海报、酒店宣传资料等)。

　（2）刊登招聘信息 ①登报征求：先拟广告稿，估计刊登费，决定何时刊登何报，然后联络报社； ②同仁推荐：以海报或公告方式进行。

　③ （3）应征信处理 ①诉求信息发出后，会收到应征资料，经审核后，对合格应征者发出“初试通知单”及“甄选报名单”，通知其前来本酒店接受甄试； ②不合格应征资料，可存档、退回，进行回复。

　（4）甄试 新进人员甄选考试分笔试和面谈两种形式。

　①笔试包括下列内容：

　 专业测验（由申请单位拟订试题）；  定向测验；  能力测验。

　②面谈：由申请单位主管、人事主管、核定权限主管分别或共同面谈，面谈时应注意：

　 要尽量使应征人员感到亲切、自然、轻松；  要了解自己所要获知的答案及问题点；  要尊重对方的人格；  将面谈结果随时记录于“面谈记录表”。

　③如初次面谈不够周详，无法做有效参考，可再发出“复谈通知单”，再次安排约谈。

　（5）背景调查 经甄试合格，初步决定录取的人选，视情况应做有效的背景调查。

　（6）结果评定 经平定未录取人员，先发出谢函通知，将其资料归人储务人才档案中，以备不时之需；经评定录取的人员，由人事主管及用人部门主管会商录用日期后发给“报到通知单”，并安排职

　前训练等有关准备工作。

　（7）注意事项 应征资料的处理及背景调查应尊重应征人的个人隐私权，注意保密工作。

　个人新想法：激将法，刚做进酒店工作的人员，在二年之间对酒店工作很出色的人员，对人事部门以及用眼光看中那人员二年内保持对酒店工作很出色的人事部主管奖励。

　2.员工培训管理制度 （1）培训内容 ① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ ⑨

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