行政公文内容与结构

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第一节 行政公文的特点和作用

公文作为治理社会、管理国家的公务工具，作为一种文章体裁，具有自己独有的、鲜明的特点和作用。

一、公文的特点

(一)作者的法定性，特定的读者性

所谓作者的法定性，是指公文的作者是法定的，是能以自己的名义行使职权和承担义务的机关、团体、企事业单位。公文起草者，只是组织的代笔人。公文读者具有特定性。有的公文的读者是特指的受文机关，有的公文的读者，是社会的全体成员。文档收集自网络，仅用于个人学习

(二)作用的权威性

一般文章，写什么，怎样写，发表与否，在何处发表，是比较自由的；文章发表后，何时有人读，读后认同与否，讲不讲效果，也是自由的。文章的影响力，主要由文章的质量而定。而公文，具有代行法定职权的功能，对受文机关，在法定的时间和空间范围内，具有强制性。比如，必须强制贯彻执行、办理和复文等。文档收集自网络，仅用于个人学习

(三)效用的现实性

这是指公文主要在现行工作中使用，同时，公文的效用又具有一定的时间性，任何公文都不是永远有效的。

(四)体式的规范性

公文的体式，必须符合《国家行政机关公文处理办法》规定的体式，即规范体式。

(五)制作的程序性

公文从准备撰写到制作成文，都有严格的程序；若不履行法定的程序，就无法制成公文，更不可能生效。

二、公文的作用

公文的作用，概括地表述就是行政工具作用。公文的具体作用，可归纳为五个方面。

（一）领导和指导作用

上级机关发给下级机关的公文，都具有领导和指导作用。上级机关传达贯彻党和国家

的方针政策、决定和规定等公文，必然要对下属机关产生领导作用。而批复等公文，则对具体工作产生指导作用。

（二）行为规范作用

相当一部分公文，体现了政府机关对人们行为的要求，要求人们坚决执行。通过公文发布的一些法律、法令和行政法规等，同样对所辖成员起着规范和准绳作用。

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(三) 宣传和教育作用

一般来说，有些政策规定本身就是最好的宣传。而传达贯彻党和国家的方针政策又是公文所负的重要任务。在一般情况下，公文在传达某一方针政策，规定人们应该怎么做的同时，还要说明为什么要这样做。这无疑就增强了它的宣传和教育作用。文档收集自网络，仅用于个人学习

(四)联系知照作用

有关机关之间的许多工作是通过公文进行联系、协调的，许多具体问题也是因此而得到及时处理的，还有许多对工作的开展具有重要意义的信息资料也是这样获得的。公文在保证各机关正常而有秩序地开展工作上，起着极大的作用。与联系作用紧密相联的是知照作用，如公告、通告、通知、通报等知照性的公文，主要是告知对方有关事项。文档收集自网络，仅用于个人学习

(五)依据和凭证作用

各种公文都反映了制发机关的意图，都具有法定的效力，受文机关则以此作为处理工作、解决问题的依据。因此，公文都具有依据作用。有些公文，如会议纪要等，还具有某项活动的凭证作用。事实上，应该说所有的公文都具有某种意义上的凭证作用。因此，公文不仅仅是传达了发文机关的意图，同时也是证实这一意图的最好凭证。文档收集自网络，仅用于个人学习

公文的以上作用是相互联系的。一种公文的作用并不是单一的，可以同时兼有各种作用。

第二节 行政公文写作的特点

公文写作除具有应用文书写作的一般特点外，还具有自身的特点。具体来说，公文写作主要有以下五个特点：

一、写作的受命性

公文写作是受命写作，写作者一般较少主动写作的愿望，大多按照领导的意图，或依照决策层和全体成员的意愿，在机关单位负责人的授意下进行“遵命”写作。公文写作过程中，表述什么观点，运用什么材料，提出什么建议，发出什么请求，都是受制于授意者的，必须“代机关立言”。写作时不能自作主张，抒发己见，随意铺排，任意发挥，这些要求都是由写作的受命性所决定的。可以说，公文写作是一种典型的遵命写作的被动行为。当然，它需要写作者具有一定的政策水平、理论素养和文字表达能力，以便准确地表述领导机关的意图。文档收集自网络，仅用于个人学习

二、目的的专指性

写作活动总有一定的目的。公文写作的目的是专一的，有特定明确的指向。撰写公文，有的是为了传达机关意图和领导的指示；有的是为了反映情况、汇报工作；有的是请求事项、表达意愿；有的则是为了沟通信息，加强联系；还有的是为了交流经验、明确做法；有的是记载史实，以便查考等等。一篇公文最终能否在社会生活中发挥效用，关键就看写作者是否对写作意图有准确的把握，是否围绕写作目的在行文中能够具体地表述。只有目的明确，写出来的公文才能真正发挥指导、凭据、传达作用。文档收集自网络，仅用于个人学习

三、读者的确定性

任何文体都有一定的读者对象。公文则有特定的读者，其中行政公文的读者十分明确，要用“主送机关”、“抄送机关”、“阅读范围”等项目加以确定。正因为如此，写作公文时就要考虑到不同的读者对象，采用不同的公文文种，运用不同的表达方式，甚至要考虑不同的语气措词。在应用性文体中，公文的读者对象是最为确定的。文档收集自网络，仅用于个人学习

四、写作的集体性

公文写作是一个集体参与的过程。从写作情况看，有些重要文稿多由集体讨论，某个人执笔，写出初稿后在一定范围内征求意见，再由领导审阅定稿。有些简单文稿虽然是由个人执笔单独完成，但最终也要经过有关人员审核。不论是哪一种形式，都不是一个人单独完成的。而从公文的产生过程看，一份公文往往由一人或数人写出初稿，由秘书部门加以审核，有的文稿还要有关部门会稿，然后送有关领导审批，最后由机关主要负责人签发。公文写作过程是一个集体智慧共同发挥的过程，是一个不断完善、不断修正而使公文更切合实际、更准确地表达机关单位意愿的过程。文档收集自网络，仅用于个人学习

五、写作的程式化

公文写作具有程式化的特点。公文要实现其功用，必须用一种相对固定的规范程式。如果公文体式日新月异、千变万化，不仅写作起来十分困难，它的印发、办理也会十分不便，很难在现实生活中发挥作用。公文有特定的体裁格式，国务院对行政公文的格式和发文稿纸等都规定了国家标准，这除了维护行政公文的严肃性外，还能起到方便起草、方便处理、利于立卷归档的作用，以有效地保证公文的高质量和公文写作的高效率。

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第三节 对行政公文语言的要求

公文的语言，受制于公文的性质、内容、功能，有明晰、准确、简朴、庄重的鲜明特点。撰写公文时，应按公文语言的要求选词造句，组段成篇，使公文语言更好地为表达内容服务。文档收集自网络，仅用于个人学习

一、明晰

明晰，就是意思明白、清楚，不晦涩，无歧义。

公文要在办理公务中发挥有效的作用，从语言方面看，首先是要让人看得懂，能清楚地理解你的意思。如果晦涩难懂、语有歧义，必然会影响公务的有效办理。文档收集自网络，仅用于个人学习

如何使公文语言具有明晰性?

语言是思想的载体，思想明晰，语言才可能明晰。就语言方面来讲，要特别注意两点：

1．选用含义确定、自己明白的词语。

选择词语，首先要选含义确定、自己明白的词语。如果自己都不懂或似懂非懂，表达出来的意思至少也会含混不清、晦涩难懂。例如：文档收集自网络，仅用于个人学习

要统筹安排生产和生活用水，把城市所有用水户逐步纳入计划，按季分月下达

用水指标，严格执行，认真考核。(1982年第18号《国务院公报·二十五个城市用

水会议纪要(摘要)》)

例中的“考核”应改为“查核”。因为，对人可以“考核”，对“用水指标”是不能“考核”的。

2．要选通俗易懂的词语。不要用过时、冷僻的词语，更不能生造词语。比如，计量单位，我国曾实行市制，现在实行公制，其名称也应相应改变。在公文中现在就不应该再用诸如尺、平方尺、斤，而应该用米、平方米、公斤。重量单位公斤又称为千克，因此两者都可以用。生造词语，是指由撰稿者自己造出来的，别人可能不理解它的意义和功能的词语。文档收集自网络，仅用于个人学习

二、准确

准确，就是能恰如其分地说明情况、阐述做法、表达思想。这里有用词、造句、构段等问题，但最基本的是词语的锤炼问题。锤炼词语的目的，就是要选用最恰当、最能说明特定事物的词语入文。文档收集自网络，仅用于个人学习

锤炼词语，在公文的撰写中要注意以下几点：

1．要认真分辨词类。词，按照其在造句时所起的作用不同，可以分成实词和虚词两大类。实词能充当句子成分，包括名词、动词、形容词、数词、量词和代词。虚词不能单独充当句子成分，包括副词、连词、介词、助词、语气词和叹词。各类词因其性质不同，其语法特点也不同。在公文撰写中要做到用词准确，就要分清词性，了解其语法特征，否则，选用时就容易产生错误。文档收集自网络，仅用于个人学习

2．要精心辨析词义。汉语的词汇非常丰富，这是我们民族语言发达的一个重要标志。在公文的语言表达上要做到准确，精心辨析和选用同义词，就显得十分重要。例如，公文中在讲到收获时常常用到成绩、成果、成效、成就，这几个词就是同义词。它们的基本意义一样，但分量上和重点上就不相同。“成绩”一般用于工作或学习中取得的具体收获，如“他在期末考试中取得了优良成绩”。“成果”则用在事业中取得了较大些的收获，如“我们的劳动取得了丰硕的成果”。“成效”则重于功效、效果，如“他们研制的新农药，杀灭稻田害虫很有成效”。“成就”是指事业上取得了很大的成绩，如“我国的开放改革事业取得世界瞩目的成就”。文档收集自网络，仅用于个人学习

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三、简朴

简朴，就是要简明扼要、实事实说、直陈直叙，不冗长繁杂，不浮华藻饰。

要使公文语言达到“简朴”的要求，应该注意以下几点：

1．实事求是，实话实说。不说假话，不说空话，不说套话。

2．叙事说理，开门见山。主旨确定之后，就要话不离题。议论这个问题，你就对这个问题发表赞成或反对意见。

3．遣词造句，惜字如金。一个词能概括就不用两个词，三句话能交代清楚的就不用四句话。要反复修改，正如鲁迅先生所说：“竭力将可有可无的字，句，段删去，毫不可惜。”文档收集自网络，仅用于个人学习

四、庄重

庄重，就是端庄、郑重，这是发文单位办理公务的严正立场、严肃态度的体现，也是公文强烈的权威性和行政约束力的要求。文档收集自网络，仅用于个人学习

公文在语言的运用上要达到庄重，起码要做到两点：

1．要用规范的书面语言。公文的用词造句，要符合现代汉语的规范要求。一般不要使用口语、方言、土语。如“改革开放后，农民的钱包一年比一年胀，日子越过越好，就像吃甘蔗由尾吃到头越吃越甜”。这是口语，要把这样的意思写入公文，得改为：“改革开放后，农民的收入年年增加，生活越过越幸福。”这是书面语言。口头语言和书面语言的意思虽然没有什么差别，但后者要比前者来得端庄、郑重。文档收集自网络，仅用于个人学习

2．恰当地使用专用语。在长期的公务实践中，由于行文关系和处理程序的需要，公文逐渐形成了一套常用的专用语，即公文特定用语。文档收集自网络，仅用于个人学习

现代的公文特定用语，已基本规范化、定型化，具有含义的确定性，它在准确、严谨地表述公文内容及格式的同时，还能自然地增强简明、庄重的语体风格。公文常用特定用语如表7—1所示。文档收集自网络，仅用于个人学习

公文语言明晰、准确、简朴、庄重的特点，不是孤立存在的，而是互相联系，统一存在于一份公文的整体之中。因而撰写公文的时候，遣词造句，要从体现这些特点出发，切勿顾此失彼。正如老舍先生所说：“写文章，用一字，造一句，都要仔细推敲。写完一句，要看看全句站得住否，每个字都用得恰当与否，是不是换上哪一个字，意思就更明显，声音就更响亮。应知一个字要起一个字的作用，就像看下棋使棋子那样。一句、一段写完之后，要看看前后呼应吗？连贯吗?字与字之间，句与句之间，段与段之间，都必须前后呼应。”要做到这些是不容易的，但必须努力做到。只要我们在实践中，坚持不懈地下苦功，就可以使所撰公文的语体特点更鲜明，更能发挥公文在办理公务中的作用。

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