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摘 要：随着当前我国改革的不断深入与社会经济环境的不断变化，行政事业单位档案管理出现一些问题。如何对当前行政事业单位的档案管理工作进行创新，以不断适应当前我国社会发展与改革深入的现实需要是值得深思的一个问题。为此，本文将从行政事业单位档案管理的意义、档案管理的现状以及档案管理的创新三个角度入手，对该问题进行深入的探讨。

关键词：行政事业单位 档案管理 意义 现状 创新

一、引言

相对于其他一般性组织，档案管理工作对于行政事业单位而言具有非比寻常的重要意义，一则做好档案管理是整个行政事业单位的工作得以高效、有序、协调运行的基础；二则行政事业单位的档案管理工作对于本单位的进一步发展意义重大；三则它对维护广大公众的正当、合法权益以及推动当前我国社会的精神文明建设也具有不可替代的作用。但是，我们不得不承认，随着当前我国改革的不断深入与社会经济环境的不断变化，行政事业单位档案管理出现一些问题。如何对当前行政事业单位的档案管理工作进行创新，以不断适应当前我国社会发展与改革深入的现实需要是值得深思的一个问题。为此，本文将从行政事业单位档案管理的意义、档案管理的现状以及档案管理的创新三个角度入手，对该问题进行深入的探讨。

二、行政事业单位档案管理的意义

对于行政事业单位而言，档案管理工作是其基础性的工作之一。档案管理工作不仅是衡量社会某个领域生产生活的重要参考，而且也是行政事业单位内部考察本单位人员工作效率与效果的依据，在行政事业单位与本单位人员之间权利的分配与维护中发挥着凭证的作用。此外，行政事业单位档案管理工作对于行政事业单位及其内部工作人员工作效率、效果与质量的提高也发挥着不可替代的作用。因此，档案管理是行政事业单位基础工作中的重要部分。是否能够对本行政行政事业单位的档案进行科学、高效、规范的管理，是衡量一个单位管理质量与水平的重要因素。

基于以上分析，对于行政事业单位的档案管理工作人员而言，其工作的最重要内容即做好本单位的档案管理工作。唯有如此，才能实现其工作的意义。一方面，如果仅从本行政事业单位的视角审视，相关人员根据档案管理人员所管理的档案能够全面、及时的了解与把控本单位的整体状况，并以此为根据进行下一步的工作计划；另一方面，如果从行政事业单位外部的社会各界的视角出发，依据事业单位档案管理工作人员所整理的档案，还原历史真实面貌，对行政事业单位运行的实际效率、效果与质量进行分析，从而为其下一步的工作奠定一定的基础。

三、行政事业单位档案管理的现状

（一）未能加强对档案管理工作的重视

长期以来，我国很多行政事业单位均未能加强对档案管理工作的重视，上到单位领导，下到档案管理工作人员均是如此。对于单位领导而言，由于档案管理工作具有以下工作特点：即往往体现为一项幕后的工作，只能为本单位带来一种潜移默化、深远持久的效益，却不能为本单位带来一种直接的、即时的效益。加上在上级单位对本单位领导的考核体制中，未纳入档案管理工作，由此导致行政事业单位的领导普遍轻视档案管理工作，因而放松了对单位档案管理工作人员的监督，并降低了对档案管理硬件设备、软件技术等方面的资金投入。而对于档案管理工作人员自身而言，由于其未能清楚地认识到自身工作的重要意义，由此导致其未能将自身所具备的专业素质以及工作热忱充分地投入到日常工作之中。在这样一种工作态度下，不可能高质量地完成工作。

（二）档案管理人员专业胜任能力不强

为更好的完成行政事业单位的档案管理工作，相关人员必须具备一定的专业素质，这是由于档案管理工作本身就是一项技术性与专业性均非常强的工作。但是，在当前我国行政事业单位的人事制度与内部组织制度下，岗位变动较为频繁。即便某一单位具有较为专业的档案管理人员，由于岗位轮换制度的实施，也往往导致该人员被调到其他科室或者其他事业单位，而不能长期服务于本单位的档案管理科室、长时间从事于档案管理工作。原有的具备档案管理专业素质的人员被调走，而新调入档案管理科室的人员往往并不熟悉档案管理的具体工作内容、工作流程等基础知识，而造成业务不精。此外，还有一些新调入档案管理科室的人员由于没有充分认识到行政事业单位档案管理工作的重要意义，而出现懈怠、消极的情绪，体现为工作热情不高、管理意识淡薄、责任心不强、工作不认真等，致使经常出现档案规整不合理、不及时的现象。

（三）档案管理硬件软件配置落后

随着现代科技的发展，电子信息技术被越来越多地应用于社会生活的其他领域，在极大地促进了经济发展的同时，也为人们的生活提供了巨大的便利。但是，对于我国众多行政事业单位的档案管理科室而言，并未将现代电子信息技术等先进技术引入档案管理工作，也未能对档案管理硬件设备进行必要的更新与购进，致使档案管理工作效率低下，甚至档案丢失等严重后果。

（四）档案检索效率不高

手工检索与计算机检索是档案检索的两种重要方法。同过对比手工检索与计算机检索两种档案检索方法的特点可以发现，手工检索由于需要利用人工来对已归档的档案进行分别检索，因此效率较为低下；而计算机检索则是运用现代电子计算机技术对所有需要的资料、数据进行快速、准确的检索，工作效率较高。但令人遗憾的是，当前我国大多数的行政事业单位在档案检索方面所采用的仍是手工检索发这种较为原始的方法。显而易见，档案管理的硬件、软件配置直接决定着档案检索的效率，因此，为提高档案检索效率，必须更新档案管理的硬件、软件配置。

四、行政事业单位档案管理的改进与创新

（一）建立健全档案管理工作规章制度

为规范我国行政事业单位的档案管理工作，必须建立健全档案管理工作规章制度。规章制度的建立健全可谓是一项基础性的工作，在这一过程中，行政事业单位应根据本单位档案管理工作的特点，制定科学合理的规章制度，以此配合档案管理工作的实际需要，并保证规章制度的可操作性。除此之外，行政事业单位的档案管理规章制度还应制定相关措施以约束单位领导的行为，促使其重视档案管理工作。为提高档案管理人员的工作效率，在行政事业单位的档案管理规章制度中应制定激励惩罚制度专门条款。

（二）提高档案管理人员的综合素质

即便随着现代科技的发展与进步，档案管理工作的手段与技术已经发生了巨大的变化，但无论科技发展到何种地步，仍然离不开人的工作。因此，为解决当前我国行政事业单位档案管理工作所存在的问题，必须从人来抓起。对于当前由于行政事业单位内部岗位变动而导致的档案管理人员专业素质较低的问题，行政事业单位在继续实施岗位轮换着制度的同时，应尽可能地避免档案管理人员的变动，或者可以直接将档案管理人员排除在岗位轮换制度之外。同时，还应注意加强对档案管理人员的专业素质培训，加强专业素质，以不断满足外界环境的变化。此外，行政事业单位为了增强档案管理人员自身的责任感，还要加强他们的思想道德教育，注重培养与树立其职业道德观念。

（三）增加档案管理的硬件软件经费投入

当前，我国很多行政事业单位由于受到经费规模的限制，致使档案管理硬件设施与软件技术均较为落后。针对这种情况，事业单位的领导可以主动向当地政府申请一定的档案管理经费，因此帮助行政事业单位做好档案管理工作，并不断提高档案的信息化程度。在提高行政事业单位档案管理科室的信息化设备等硬件基本设备的同时，还应注意加强档案管理人员的电子信息操作技术培训。对于该项活动，欧美等西方发达国家已经相当成熟，也具备丰富的实践经验，我国行政事业单位在对本单位的档案管理工作进行改进与创新时可以对此进行一定的借鉴。

（四）不断加强档案管理的保密工作

鉴于行政事业单位档案管理工作自身所具备的特点，保密工作必不可少。事业单位的档案资料可以划分为两种类型：保管档案与保密档案，前者是指那些一般人员在合法合规的程序下即可接触、查阅到的档案；而后者则是指那些保密级别较高，不可被随便外泄的档案。之所以要对行政事业单位所保管的档案根据保密级别进行区分，是由于一些档案在一定时期内是关乎国家利益与国家安全的，一旦被泄露出去，后果不堪设想。因此，在对保密档案进行整理、保管时，应采取一定的防范措施防止泄密事件的发生。如在档案存放建筑的选址、构建等方面应严格按照国家相关标准进行，建筑的门窗必须加固，档案存放库房与档案管理人员办公室必须相互隔开，防止出现一些疏漏，且应由专人对档案管理库房进行管理，严格遵照库房管理规则，控制人员的进出，切实做好保密工作。

参考文献：

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（作者单位：枣庄市城乡规划编制研究中心

山东枣庄市 277800）

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