新形势下电子档案管理存在的问题及对策探究

摘 要：作为信息社会发展的产物，电子档案的管理是单位管理中必不可少的工作内容。现代档案要加强管理，就要正视问题，对于管理中存在的技术类问题等加以分析，适应信息化时代的要求，进行电子档案的管理工作。本文分析新形势下电子档案的管理问题，对于新形势下的电子档案管理的对策加以建议。

关键词：电子档案；存在问题；解决对策

利用计算机形成的管理技术之一，电子档案是较具显著信息技术特征的管理内容。其存储在特定的介质内，以代码形式，形成了档案管理工作中能够应用的产物。这种档案现代化的显著标注是电子档案的标签，其形成现代化手段，在存储、输出、处理等方面，比纸质档案有着无法超越的优势。电子档案中的文件载体，不同于传统的档案，记录形式也有所不同，新型的电子档案给档案工作带来的活力和生机。在管理方法和管理形式上给工作人员提出了新的要求。

1 新形势下电子档案管理存在的问题

黔西南州航务管理局是隶属于州人民政府交通主管部门的副县级水路交通运输管理机构，机构的管理宗旨和业务范围包括：贯彻执行航务管理法律法规，促进水路交通事业发展。

业务范围为贯彻执行《中华人民共和国港口法》、《中华人民共和国航道法》、《国内水路运输管理条例》和《贵州省水路交通管理条例》等法律法规，负责港口建设和管理；港口行政、水路运政管

理[1]。

机构的规格为黔西南州航务管理局为承担行政职能类副县级事业单位，隶属黔西南州交通运输局管理。下设办公室：负责文电、会务、机要、档案等日常运转工作；负责劳动人事、工资管理工作，协调全局各部门、各基层单位之间的工作；负责内部保安和后勤保障工作；负责局本部财务会计和全州水路交通计划统计工作。

港航管理科：负责组织编制和执行年度水路运政管理、港口管理工作计划、规费征收计划；按管理权限对基层办理水路运输、港口经营许可事项，对须经局许可的水路运输、港口经营事项提出审核意见；对基层运政、港口管理业务进行检查、督促、指导，组织业务

培训。

法规安全科：负责全州水路交通法律法规的贯彻执行和监督检查，维护全州水路交通运输安全生产，制订行业安全生产、劳动保护规章制度并监督执行；负责做好安全事故的调查、统计、分析和上报工作，参与重特大恶性事故的调查处理；负责水路交通法律法规政策咨询、行政法律事务、行政复议以及诉讼工作。

机构对电子档案架构的设置，改变了传统的档案管理的思路。由于电子档案的出现较晚，因此，在实际操作中，由于储存的空间占用和信息的处理效率上存在很大的优势，因此，在认识和利用上存在一些突出的问题。

第一，一些领导对于电子档案存在意识上的误区，认为电子档案就是保管的事务性工作，对于单位和部门的运营起不到实质性的作用，因此，在电子档案的管理上重视度不够。一些基层的档案管理人员在观念上很陈旧，没有对变化的工作环境和对象及时加以关注。电子档案的差异性实际上是需要在思维上适应和调整的。但是守旧和封闭，只能使得档案管理电子化的进程变慢。

第二，由于电子档案的管理范围较大，因此，依靠计算机系统方能完成。如果管理的范围不狗明确，就会带来系统和数据文档等的丢失。定期备份也好，硬盘保管也好，容易在系统文件等方面出现管理的问题。在电子档案的管理中，存在电子档案保存不完整不连续的问题，在电子档案的管理中，主要漏洞包含光盘、U盘等介质，在纸质档案上列入备份数据档案的时候，进行登记簿的的放置，在进行待女子档案的放置的时候，容易发生拷贝丢失的技术情况，列入检查内容之后，会在一定程度上影响电子档案的运营[2]。

第三，由于當前很多电子档案管理工作人员过高估计安全性，但是随着全球化和信息化以及网络化的到来，待女子档案在接收、发送、保管时容易受到病毒的侵害，甚至出现窃听、泄密、篡改和伪造的情况。电子文件档案存储的信息并不是完全安全的。在利用过程中可能存在前在的风险。电子档案的利用与纸质档案的利用比起来，显著的特点就是快捷和迅速，通过计算机网络平台进行信息的读取，放置被修改。在电子档案利用的过程中，由于相关的信息容易被覆盖和改动，会对原告进行破坏，因此应该将档案保管部门在电子档案进行利用之后进行检验，保证电子档案的完整性和原始性。

2 强化新形势下电子档案管理的有效对策

第一，进行电子档案的管理，需要将机构领导的意识加以提高。从以人为本的战略高度，强化对电子档案的规律的探索，总结经验，防止电子档案出现原件和文件形式的失误。依靠制度和信息技术的支持，通过计算机加密、签署和身份验证等方式，加强电子文件的安全性和真实性，通过加强电子文件管理制度，转换登记制度和载体制度，杜绝信息失真的发生。档案人员通过技术处理，将归档的电子文件改为制度，从保护电子文件的原始结构，保障电子文件的可靠性[3]。

第二，采用以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论山给可以进行长期的保存，因此此种方式的信息的读出是无接触式的，在电子文件进行实际贮存的时候，由于电子文件中原始信息的长期保存有待档案工作者进行探讨和研究，采取严格的安全措施和安全的数据备份手段，将有档案价值的电子文件制作成为纸质和缩微胶片拷贝件，一旦发生数据的丢失和损坏，进行相应的数据修复，保证电子档案的完整，对电子文件依附的载体寿命，进行保存标准和载体质量的标准的制定，使得这类载体具有更长的保存期限，使用搞笑的网络安全防范软件，防止出现非法的攻击和破坏以及病毒入侵，确保电子档案信息的存储和传输的安全出现问题。

第三，完善归档制度，探索电子档案管理规范化的道路。通过制定电子文件归档和电子档案管理规范以及电子文件归档和管理范围，从电子文件的定义以及收集方面，进行档案的管理、移交和保管利用，通过详细的固定，为文档管理规范化奠定基础，结合单位的实际情况，从电子档案文件的产生途径、类型出发，明确归档电子文件的管理计中，划定归档电子档案文件的范围，加强归档电子档案文件的保护，购入电子档案归档的管理系统软件，形成电子文件的管理

方法。

第四，对档案进行电子化管理，必须前期就开始对档案管理的人员加以培养，让管理人员学会电子数据的使用、存储、传输和检索操作，掌握电子档案管理的基础知识和管理环节，理解电子档案的保存严重性和必要性，实施电子文件的整理和鉴定，适应信息技术的发展，重视电子文档的管理和培养。档案管理人员也要采取积极的措施，抓好知识的更新，提高自身的素质，适应文档工作的发展需求[4]。

3 结语

电子档案对文件的管理，已经成为当前信息时代势不可挡的潮流，在电子档案的资源管理方面，采用档案信息高速公路的研究方法，建立和发展档案信息网络系统工程，从实际出发，加强文件管理，采用高度的责任心，运用专业的科学的档案管理平台，进行电子信息文件的平台接收和管理，突出信息管理安全，促进单子档案管理事业的科学化发展。

参考文献

[1]肖秋会，詹欣然.《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）解读[J].北京档案，2018，（5）：26-29.

[2]王爽.电子档案信息安全评价指标体系结构设计[J].微型电脑应用，2018，（3）：50-52.

[3]陈晓晖.我国电子档案管理相关标准[J].兰台世界，2018，（3）：25-32.

[4]张文杰.高中电子档案与纸质档案并存管理的思考[J].学周刊，2018，（21）：183-184.

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