港口建设项目档案分类依据分析与方案设计

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[摘要]近年来，我国港口建设进入了突飞猛进的发展时期，同时也对港口建设项目档案管理工作提出了更高的要求。档案分类方案的制定是档案管理工作中的重要环节，论文从理论和实践两个角度出发，指出港口建设项目档案分类方案的制定应依据文件生命周期理论、来源原则等档案学基础理论，顺应建设项目内容和程序的显著变化以及外部法规规范业态环境的不断更新，借鉴各项已有标准、规范和办法，并以江苏省港口建设项目档案分类方案为例，详述分类方案的各级类目内容结构与特点。

[关键词]港口建设项目档案分类方案

[分类号]G276/G272.5

Records Classification Scheme Analysis and Design of Port Construction Projects

Lyu Wenting1， Wu Jianhua1， Sun Mingxia2（1. School of Information Management of Nanjing University， Nanjing， Jiangsu， 210023； 2. Jiangsu Provincial Department of Transportation， Nanjing， Jiangsu， 210001）

Abstract： In recent years， the rapid development of port construction in China puts forward higher requirements for port construction project archives management. The formulation of classification scheme is a vital part of archival management. From the perspective of theory and practice， the records classification scheme of port construction project should be based on the records life cycle theory and provenance principle， in accordance with the significant changes in the contents， procedures and relative regulations of port construction projects， drawing on existing standards and norms. In this paper， the records classification scheme of port construction project in Jiangsu Province is taken as an example to elaborate the content structure and characteristics of the classification scheme at four levels.

Keywords： PortConstruction；ProjectArchives；ClassificationScheme

作为具有基础性、战略性和先导性的交通基础设施和综合交通运输体系水路运输关键组成部分，港口成为对外开放的重要门户，成为支撑区域经济发展和经济社会发展的重要基石。经过多年发展，我国港口建设项目呈现出项目类型多样、规模不一、建设主体多元、建管水平不均衡等特点[1]。我国港口事业改革步伐不断加快、港口建设飞速发展的同时，也对港口建设项目档案管理工作提出了更高的要求。港口建设项目档案是在港口建设过程中产生的第一手资料，是港口建设活动的真实记录，为日后港口的管理、维护、营运和改扩建等活动提供了重要的依据。科学全面的港口建设项目档案分类能够有效促进档案整理及保管、检索、利用等后续工作，为我国港口建设可持续性发展提供可靠的历史记录和成果积累，从而反向推动港口建设始终保持良好的发展态势。本文试从港口建设项目档案分类的理论依据和实践背景两个方面出发，全面阐述分类方案制定的基础和依据，并以江苏省港口建设项目档案分类方案为例，详述分类方案的内容结构与特点。

1分类理论：专业理论依据

港口建设项目档案分类方案的制定除了关注港口建设活动的专业性之外，还应符合档案管理工作的规律性，二者相结合方能体现分类方案的科学性。文件生命周期理论和来源原则是西方档案学的两大支柱理论，也对中国档案学理论和实践的发展产生了巨大影响，它们是对档案工作基本规律的抽象和升华。港口建设项目档案的分类也应以文件生命周期理论和来源原则为指导，尊重客观、尊重历史、尊重有机或整体联系。

1.1文件生命周期理论

文件生命周期理论是对文件运动过程所做的规律性总结，它描述了文件从其形成直至最终销毁或作为档案永久保存的完整生命过程。文件生命周期理論强调文件运动的整体性和阶段性，在实际操作层面指向文档一体化管理，即文件与档案实际上是同一事物在不同阶段的价值形态的不同体现，二者关系密不可分，应作为一个整体实施一体化管理。随着港口建设信息化的发展，港口建设活动中的电子文件与电子档案数量激增。与纸质文档一体化相对应，电子文件生命周期理论指导下的电子文件管理应遵循全程管理原则。电子文件全程管理原则是指在“大文件”概念的基础上，要求统筹兼顾整个文件生命周期中所有管理活动和管理要素[2]。

港口建设项目档案属于科技档案，其第一价值（即现实价值）比第二价值发挥的时限相对较长，其形成过程应通过前端控制等手段予以充分关注，因此港口建设项目的文档一体化程度相对较高，构建的港口建设项目档案分类方案必须在一体化环境下发挥作用。港口建设项目档案的分类方案应根据文件生命周期理论，秉承文档一体化和全程管理原则，覆盖从港口建设项目设计、立项、审批、前期准备、施工、验收直至整个项目结束的各个阶段，从项目文件的分类和组卷开始严格要求，力图囊括港口建设的每一个阶段、每一道程序、每一个环节、每一个文件形成点，实现港口建设项目档案的全程管理和前端控制，为项目档案专项验收和后续档案管理工作打下坚实的基础。

1.2来源原则

任何档案都产生于一定的社会实践活动，并相对应地反映和承袭该种社会实践活动中的有机联系，故而档案是社会实践活动的真实记录和见证。对于港口建设项目档案来说，它产生于围绕某一项目开展的港口建设活动，自然反映了此项建设活动的各阶段、各专业、各参建单位等方面的有机联系。但港口建设活动的特殊性在于，它通常由不同专业、不同内容且前后衔接紧密的多个建设阶段组成，因此在此活动中形成的档案记载了该项活动的全部过程和成果，“它们之间既以不同的工作阶段相区别，又以总体的科技程序和科技内容紧密衔接，构成了一个反映该项科技、生产活动的材料整体”[3]，这使得港口建设项目档案所反映的有机联系不可能像文书档案那样单纯和直观，这种复杂的有机联系也无法通过传统（狭义）来源原则（来源于同一机构或个人的实践活动）加以解释，如何判定港口建设项目档案中的有机联系成为制定分类方案的难题之一。

港口建设项目档案全宗以项目成套，全宗内的分类体系可以看作一种不同来源联系相互混杂的“综合体”，这些档案存在多个方面的有机联系，不仅表现在职能来源上，而且表现在内容上，更深入挖掘，还有时间、形式上的联系[4]。换言之，遵循成套性原则组卷的港口建设项目档案包含了来源联系、事由联系、时间联系、形式联系等多种有机联系。例如，立项审批类根据审批事项的内在联系分类，体现了事由联系；设计审批类根据设计的不同阶段分类，体现了时间联系；特殊载体类根据载体形式分类，体现了形式联系。港口建设项目档案分类方案具有一定的复杂性，面对复杂事物的多种矛盾，要善于抓住重点和关键，因此分类方案的制定过程必须理清各个类目的活动特点和分类规律，准确把握档案之间多样的有机联系。

2分类背景：现实环境变化

港口建设项目档案分类是对港口建设活动内容、程序、特点的具体反映，而社会生产活动始终处于日新月异的进步发展之中，港口建设项目档案分类方案的制定应把握好不断发展的港口建设活动中的新变化、新特点。尤其是建设的内容和程序发生显著变化以及外部法规规范业态环境的不断更新，对港口建设项目档案管理提出了更高的要求，也构成了港口建设项目档案分类方案制定的实践背景和现实基础。

2.1港口建设活动的内容和程序变化

首先，港口项目建设程序和管理体制、项目申报审批流程的新变化。国家深入推动“放、管、服”改革，港口建设与管理的流程和体制不断变化，港口建设项目从立项到试运行直到最后竣工，各建设管理环节的责任主体、实施要求等发生了不同变化，客观上对港口建设项目文件的分类工作提出了全新要求。

其次，突出强化港口安全管理和环保建设。近年来，危化品的水上运输量激增，其进出港口、作业操作以及港区内存放管理等成为突出问题，为预防和减少危险货物安全事故发生，对危化品港口码头加强管理、规范建设以及安全管控成为港口建设项目的重点任务，由此产生的一系列安全管理环节管控措施要求和相关专题文件材料也成为分类方案需要重点关注的新内容。在港口建设速度加快的同时，港口、航道建设与海洋、长江、河流等生态保护的矛盾日益突出，局部区域环境风险增大，港口环境保护工作任务加强，环保专项工作产生的文件材料也成为项目档案分类方案中的重要新组成。

再次，出现了进港航道、防波堤、锚地以及陆域配套设施、仓储罐区、大型专用机械设备和独立功能系统等等一批港口建设实施新内容。港口建设项目通常涉及公路、水运、机械、电气、房建等多个专业工程，为使建成的码头达到生产能力，充分发挥港口吞吐功能，港口项目配套实施建设内容日益增多，如进港航道、防波堤、锚地以及陆域配套设施、仓储罐区、大型专用机械设备和独立功能电气及控制系统等，这些新的项目实施内容所产生的文件材料，涉及专业众多、专业区别显著、形式更为多样、载体更加丰富、管理更为复杂，成为分类方案制定需要考虑的重点内容。

2.2外部法规规范业态环境更新

现阶段关于港口建设管理、港口项目档案管理、项目电子文件、电子档案管理等的规定得到了更深入补充、全面完善和更新，《港口工程建设管理规定》《交通运输标准化“十三五”发展规划》《航道工程竣工验收管理办法》《水运工程施工监理规范》《归档文件整理规则》（DA/ T22-2015）《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）《电子档案移交与接收办法》等一批标准、规定的出台，为提高港口项目档案管理工作效率和质量提供了指导前提，同时也为制定港口建设项目档案管理提供了新的行业与技术依据，是制定分类方案时必须考虑到的现实基础。

3分类指导：现有规范要求

任何分类方案的制定都要依据国家、省、部出台的相关法律、规章、标准等，以达到与其他相关行业或单位分类标准的一致性和合规性。有关建设项目档案分类的文件依据主要体现在各项国家标准、行业标准、行业规范和办法上，这些文件均从宏观层面为各类建设项目档案的分类提供了总体框架和编号结构，对不同专业建设项目档案分类方案的构建起到重要的指导作用。但由于港口建设项目拥有自身的独有特点，这些分类标准在实施时也具有一定的局限性，因此将此作为分类依据制定分类方案的同时也要充分考虑港口建设活动的专业性和特殊性，不可照搬。下文重点评述与港口建设项目档案分类有关的几项规范：

3.1《交通部科学技术档案分类编号办法》

此办法由交通运输部于1987年发布，它以交通运输专业职能活动的分工为基础，结合科学技术档案内容记述和反映事物性质，设置了设计、公路、水运、港口、航道、航务、救助、船检、港监、工业、科研、文教、卫生等十三大类目。其中港口（GK）类下设置了综合类，基本建设类，设备类，科学研究类，装卸工艺类，航道、水文、气象、地质类，环境保护类和经营管理类八个类别。考虑到交通运输今后发展的需要，并保持基本大类的稳定性，此分类方案规定“实行大类、属类、小类三级，各类未包括的内容可以增设新类或下级类，但不设其它类”，并且规定“如果专业部门的科学技术档案不完全具备本分类方案中所设的类目，则所缺之类可空着，但不准占用”，以確保分类方案的灵活性。但由于此分类方案过于宏观，且制定年代较早，只能为港口建设项目档案分类方案的制定提供一定的参考，而不具备直接应用于分类工作的可操作性。

3.2《建设项目档案管理规范》

（DA/T 28-2018）

此标准是《国家重大建设项目文件归档要求与档案规范》（DA/T 28—2002）的修订版，于2018年10月1日起实施。它规定了建设项目档案工作的组织体系、工作职责，确立了项目文件的形成、归档要求与项目档案管理的原则与方法，适用于新建、改建、扩建和技术改造等建设项目的档案管理。在其附录A《建设项目文件归档范围和保管期限表》中，归档文件分为可行性研究及任务书、设计基础文件、设计文件、项目管理文件、施工文件、信息系统开发文件、监理文件、工艺设备文件、科研项目、涉外文件、生产技术准备及试生产文件、财务及器材管理文件、竣工验收文件等十三大类，基本按照建设阶段流程进行一级类目的划分，再根据文件内容设置二级和三级类目。它为建设项目档案的分类编号和归档范围提供了宏观框架，具有通用性和规范性，但对于港口建设项目档案分类缺乏针对性的指导，类目设置不够细化，若完全照此体系实施港口建设项目档案分类极有可能出现空号或无类可归的情况。

3.3《水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》

此办法由交通运输部于2009年颁布实施，适用于各级交通运输主管部门（港口行政管理部门）负责建设管理的新建、改建和扩建水运建设项目文件材料立卷归档管理工作。《水运建设项目文件材料收集归档范围》遵循水运工程基本建设程序各阶段文件材料的自然形成规律和成套性原则，将水运建设项目文件材料的一级类目设置为立项审批、设计审批、工程准备、施工文件、竣工验收、工程招投标及合同文件、资金管理、其他等八类，分类方案突出了建设活动中水运类的项目，基本上符合港口建设项目的管理流程和内容，比《建设项目档案管理规范》更具针对性，但仍与港口建设项目档案管理实际情况有一定差距。

4分类方案的内容与特点

根据《标准化法》的要求，标准实施后，制定标准的部门应当根据科学技术的发展和经济建设的需要适时进行复审，以确认现行标准继续有效或者予以修订、废止。根据近年来港口建设活动和档案管理活动的变化以及行业标准化发展的要求，2017年，《江苏省港口建设项目档案管理标准》修订项目正式启动，笔者有幸参与这一标准的修订过程，围绕港口建设项目档案管理工作展开深入调研，并参与了港口建设项目档案分类编号部分的修改。现以江苏省港口建设项目档案分类方案为例，介绍港口建设项目档案分类方案的内容与特点。

4.1一级类目设置

港口建设项目档案分类编号设置四级类目，编号深度适宜，具有很强的可操作性。分类方案共分11个一级类目（见表1），类目代号分别用数字1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、11表示；各类层级代号之间用间隔号“.”隔离；每个分类号中，按案卷的先后次序编制流水号。一级类目的分类依据《水运建设项目文件收集归档范围》，从项目全程管理思想的要求出发，总体按照一个完整的建设项目过程的各阶段划分，并在此基础上作了部分调整：第一，将工程准备文件和建设单位的工程管理文件合并在一起，单独设置为工程管理类。主要是因为在设置施工文件类目时，如把建设单位工程管理文件纳入施工文件，在层级划分时会出现五级类目的情况，为尽可能满足档案类目设置层级优化、编号深度适宜的要求，并考虑档案人员档案归档的可操作性和用户信息检索的便利性，将建设单位工程管理文件并入工程准备文件，在归档责任单位的管理主体上不受影响。第二，将施工文件中的施工记录、工程竣工图、监理文件、声像资料、课题研究文件划分出来，并列为同一级类目，分设为施工记录类、工程竣工图类、监理文件类、课题研究类和特殊载体类，这是为了进一步区分文件的归档责任单位，更加有利于档案工作的开展、用户信息检索和档案信息系统的设计和使用；同时也是为了适应和满足港口建设项目规模不等、分期建设或分子项目建设、监理和验收的档案管理的实际需要。

4.2二级及以下类目设置

总体来看，港口建设项目档案的二级类目按照工程建设、管理的类型设置，三级类目根据具体的工作内容设置，四级类目结合港口工程建设特点设置（见表2，由于篇幅限制，这里只列出部分施工记录类的分类编号体系）。在细节上，根据港口建设活动的特点作了两点特殊处理：第一，施工记录类、工程竣工类和监理文件类以工程专业划分作为二级类目划分依据，以各合同段划分作为三级类目划分依据，以各合同段下不同单体工程、子专业工程或独立设备、独立系统等作为四级类目划分依据，视项目实际情况而确定。这与以往直接按照泊位或文件内容划分三、四级类目的方法不同，按照合同段进行三级类目划分能够解决由于同一工程专业中涉及多种单体工程、子专业工程或独立设备、独立系统而造成的文件归类混乱问题，从1到n的编号设置也可以方便增加相同性质、相同级别类目的数量，既能使工作人员根据本单位实际情况灵活处理分类编号，又能保证分类编号体系的完整性和连续性。第二，施工记录类采用了复合式类目编号的方式，这主要是兼顾了同一水工工程有不同的结构形式，一般在港口建设项目设计时，只会设计其中的一种工程结构进行施工，因此对码头水工工程、防波堤工程均采用了不同结构形式的同一水工工程为同一级类目，选择相同代码的方法。例如码头水工工程为高桩码头、板桩码头、重力式码头、浮码头其中之一，防波堤工程为直立式防波堤和斜坡式防波堤其中之一，不会出现相同代码的情况。

4.3分类方案特点

第一，从总到分，层级优化。分类方案围绕港口建设项目立项审批、设计、工程管理、施工记录、监理记录、竣工验收活动展开，密切结合其建设单位工程、分部工程、分项工程的施工顺序和管理方式，采用从总到分的逻辑方式进行编号。考虑到档案人員进行档案归类的可操作性和用户进行检索的便利性，分类类目设置兼顾档案管理信息化的需要，采用根据合同段划分三级类目的方式，优化层级分类设置，控制分级深度。

第二，代码简明，深度适宜。档号的编制准确、简明、具备可扩展性，采用“分类号-案卷号”的档号编制规则，其中分类号层级最多设置到四级，以兼顾标准化与灵活性，避免条目过细，新增无法插入，废弃无法去除，案卷号则根据项目规模和单位实际情况以阿拉伯数字流水编制。

第三，结构灵活，方便实用。一是考虑到港口企业使用分类编号的自由度，各条目增设“其他”项、条目（如第n个合同段、第n个单体工程）的编号中设“n”，可弥补固定编号的不足之处，赋予各单位更大的自主处理空间，并有效地维护各个建设档案的项目成套性。二是設置复合式分类编号，兼顾同一水工工程有不同的结构形式，采用赋予相同代码的方法进行编号。三是施工记录类的设备安装工程、疏浚、吹填、围堰、助导航、锚地等工程以及工程竣工图类，均以不同单体工程、子专业工程或独立设备、独立系统等为依据划分类目和归档范围，较为全面地覆盖了各种可能的情况，并以单选或多选项的形式供各单位灵活选择类目。四是对于各单位产生文件具有差异性的细节内容，由各单位档案人员根据现实情况选择性采用分类编号，以避免空号现象。

港口建设项目档案分类方案建立在充分吸纳现有成果和成功经验，深入调研港口建设项目实际情况，广泛征求港口建设项目各方单位意见的基础之上，明确、统一、系统性强，能够适应多层次港口建设项目的需要。同时，分类方案应在实际业务中检验其适用性和科学性，随着建设活动的发展需要根据使用情况和反馈意见不断完善，并开发配套的档案管理系统，以推动分类方案的现代化和信息化应用，更好地为港口建设项目各参建单位和档案部门提供服务。

*本文系江苏省交通运输厅科技项目“‘江苏省港口项目档案管理标准’修订”（项目编号：2017T17）的阶段性研究成果。

参考文献

[1]孙明霞.关于《江苏省港口建设项目档案管理标准》的体系与特点[J].档案与建设，2015（6）：81-84.

[2]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2001：13.

[3]王传宇，沈永年.科技档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，1989：16.

[4]张娟，李加才.事由原则与来源原则在本质理念上的统一——工程项目档案整理引发的思考[J].档案学通讯，2011（2）：84-88.

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